GoBD — was Selbstständige wissen müssen

GoBD — vier Buchstaben, die vielen Selbstständigen Kopfschmerzen bereiten. Dabei sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ weniger kompliziert, als der Name vermuten lässt. Hier bekommst du den kompletten Überblick.

Was ist die GoBD?

Die GoBD ist ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 28. November 2019, das regelt, wie du deine Buchführung und Aufzeichnungen digital führen und aufbewahren musst. Sie gilt für alle Steuerpflichtigen — vom Freiberufler mit 5 Rechnungen pro Monat bis zum mittelständischen Unternehmen.

Die GoBD ersetzt seit 2015 die früheren GDPdU und GoBS. Die aktuelle Fassung von 2019 berücksichtigt moderne Cloud-Lösungen und mobile Belegerfassung.

Die 8 Grundprinzipien der GoBD

1. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Ein sachverständiger Dritter — also ein Betriebsprüfer — muss deine Buchführung in angemessener Zeit nachvollziehen können. Jede Buchung braucht einen Beleg, und der Weg vom Beleg zur Buchung muss erkennbar sein. Das nennt sich progressive und retrograde Prüfbarkeit: Vom Beleg zur Buchung und umgekehrt.

2. Vollständigkeit

Alle Geschäftsvorfälle müssen lückenlos erfasst werden. Keine Einnahme darf fehlen, keine Ausgabe unterschlagen werden. Auch Bargeschäfte gehören dazu — das Kassenbuch lässt grüßen.

3. Richtigkeit

Geschäftsvorfälle müssen inhaltlich korrekt abgebildet werden. Eine Bewirtungsrechnung über 200 € darf nicht als Büromaterial gebucht werden — auch wenn die Versuchung groß ist.

4. Zeitgerechte Buchung

Buchungen müssen zeitnah erfolgen. „Zeitnah“ heißt bei Bargeschäften: täglich. Bei unbaren Geschäftsvorfällen: innerhalb von 10 Tagen. Wer einmal im Jahr alles nachbucht, hat ein Problem.

5. Ordnung

Geschäftsvorfälle müssen systematisch und übersichtlich erfasst werden. Verwendest du einen Kontenrahmen wie SKR 03 oder SKR 04, erfüllst du diese Anforderung automatisch.

6. Unveränderbarkeit

Das ist der Punkt, der die meisten Fragen aufwirft. Einmal erfasste Buchungen dürfen nicht mehr gelöscht oder so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr erkennbar ist. Änderungen müssen protokolliert werden — mit Zeitstempel und Benutzerkennung.

Konkret bedeutet das:

• Excel-Tabellen sind problematisch, weil Änderungen spurlos möglich sind
• Word-Dokumente für Rechnungen sind nicht GoBD-konform
• E-Mails mit Rechnungsanhängen müssen archiviert werden — nicht nur die PDFs
• Buchhaltungssoftware muss eine Änderungshistorie führen

7. Festschreibung

Eng verwandt mit der Unveränderbarkeit: Nach einer bestimmten Frist (spätestens zum Zeitpunkt der Umsatzsteuer-Voranmeldung) müssen Buchungen „festgeschrieben“ werden. Ab diesem Zeitpunkt sind Änderungen nur noch durch Stornobuchungen möglich.

8. Datenzugriff

Das Finanzamt hat bei einer Betriebsprüfung das Recht, direkt auf deine digitalen Daten zuzugreifen. Drei Zugriffsarten sind definiert:

• Z1 — Unmittelbarer Zugriff: Der Prüfer nutzt deine Software vor Ort
• Z2 — Mittelbarer Zugriff: Du erstellst Auswertungen nach Vorgabe des Prüfers
• Z3 — Datenträgerüberlassung: Du stellst die Daten auf einem Datenträger bereit (DATEV-Export, CSV, GDPdU-Format)

Verfahrensdokumentation: Das unterschätzte Pflichtdokument

Jeder, der digital bucht, braucht eine Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt:

• Welche Software du nutzt (Name, Version, Anbieter)
• Wie Belege erfasst und archiviert werden
• Wie Buchungen erstellt und festgeschrieben werden
• Wer Zugriff auf die Daten hat
• Wie das Backup-Konzept aussieht

Klingt aufwändig — und wird in der Praxis von 90 % der Selbstständigen ignoriert. Bis zur Betriebsprüfung. Dann wird es teuer, weil das Finanzamt die Buchführung im schlimmsten Fall verwerfen kann.

Für Einzelunternehmer reicht eine Verfahrensdokumentation von 2-3 Seiten. Beschreibe einfach deinen Prozess: „Belege werden mit der Smartphone-Kamera erfasst und in QROVA hochgeladen. Die Software ordnet den Beleg automatisch zu. Monatlich erfolgt die Festschreibung.“

Belegerfassung nach GoBD

Papierbelege darfst du scannen und digital archivieren — das ist das sogenannte ersetzende Scannen. Dabei gelten folgende Regeln:

• Der Scan muss bildlich mit dem Original übereinstimmen (Farbe empfohlen, mindestens 300 dpi)
• Der Scan muss zeitnah erfolgen (innerhalb weniger Tage)
• Der Scanprozess muss in der Verfahrensdokumentation beschrieben sein
• Das Original darfst du nach dem Scan vernichten — außer bei notariellen Urkunden oder Dokumenten mit Wasserzeichen

Digital empfangene Belege (PDF per E-Mail, Online-Rechnungen) müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Ein PDF ausdrucken und den Ausdruck archivieren reicht nicht — das digitale Original muss erhalten bleiben.

Aufbewahrungsfristen

Die GoBD schreibt klare Aufbewahrungsfristen vor:

• 10 Jahre: Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Kontoauszüge
• 6 Jahre: Geschäftsbriefe (empfangene und Kopien versandter), sonstige steuerlich relevante Unterlagen

Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg erstellt wurde. Eine Rechnung vom März 2026 muss bis zum 31. Dezember 2036 aufbewahrt werden.

GoBD und Cloud-Software

Cloud-basierte Buchhaltungssoftware ist grundsätzlich GoBD-konform — wenn sie die Anforderungen erfüllt. Achte auf:

• Änderungsprotokoll: Jede Änderung wird mit Zeitstempel und Benutzer dokumentiert
• Festschreibung: Buchungen können nach einem definierten Zeitpunkt nicht mehr geändert werden
• Export: Daten müssen in einem maschinenlesbaren Format exportierbar sein (CSV, DATEV, GDPdU)
• Serverstandort: Die Daten müssen in der EU gespeichert werden (DSGVO)
• Backup: Regelmäßige Datensicherung muss gewährleistet sein

Was passiert bei Verstößen?

Stellt ein Betriebsprüfer GoBD-Verstöße fest, hat er mehrere Optionen:

• Hinzuschätzung: Das Finanzamt schätzt Umsätze hinzu — oft 5-10 % des Gesamtumsatzes
• Verwerfung der Buchführung: Im Extremfall wird die gesamte Buchführung verworfen und der Gewinn geschätzt
• Bußgelder: Bei vorsätzlichen Verstößen drohen Bußgelder bis 25.000 €

Die häufigsten Gründe für Beanstandungen: fehlende Verfahrensdokumentation, Excel-basierte Buchführung ohne Änderungsschutz und lückenhafte Belegarchivierung.

GoBD-Checkliste für Selbstständige

1. Nutze eine Buchhaltungssoftware mit Änderungsprotokoll und Festschreibung
2. Erstelle eine Verfahrensdokumentation (2-3 Seiten reichen)
3. Scanne Papierbelege zeitnah und in guter Qualität
4. Archiviere digitale Belege im Originalformat
5. Schreibe Buchungen monatlich fest
6. Sichere deine Daten regelmäßig
7. Bewahre alles mindestens 10 Jahre auf
8. Stelle sicher, dass Daten exportierbar sind