Rechnung schreiben als Freelancer — Pflichtangaben

Deine erste Rechnung als Freelancer? Oder die hundertste, aber du bist dir immer noch nicht sicher, ob wirklich alles draufsteht? Kein Problem. Hier erfährst du exakt, welche Angaben Pflicht sind, was optional sinnvoll ist und wie du typische Fehler vermeidest.

Pflichtangaben auf Rechnungen nach § 14 UStG

Das Umsatzsteuergesetz definiert in § 14 Abs. 4 UStG genau, welche Angaben auf einer Rechnung stehen müssen. Fehlt auch nur ein Pflichtfeld, darf dein Kunde die Vorsteuer nicht abziehen — und das führt garantiert zu Rückfragen.

Die 10 Pflichtangaben im Überblick

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers — also dein Name und deine Geschäftsadresse.
2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers — der Kunde. Bei Firmen: Firmenname plus Anschrift.
3. Steuernummer oder USt-IdNr. — Deine Steuernummer vom Finanzamt oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Eines von beiden reicht.
4. Rechnungsdatum — das Ausstellungsdatum der Rechnung.
5. Fortlaufende Rechnungsnummer — einmalig und nachvollziehbar.
6. Menge und Art der Leistung — konkret beschreiben: „Webdesign für Landingpage“ statt „Dienstleistung“.
7. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung — auch wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. „Leistungszeitraum: März 2026“ reicht.
8. Nettobetrag — aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, falls verschiedene gelten.
9. Steuersatz und Steuerbetrag — „19 % USt: 190,00 €“ bei einem Nettobetrag von 1.000 €.
10. Bruttobetrag — die Summe aus Netto plus Umsatzsteuer.

Sonderfall Kleinunternehmer

Nutzt du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, entfallen Steuersatz und Steuerbetrag. Stattdessen schreibst du auf die Rechnung:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Vergiss diesen Hinweis nicht — sonst schuldet dein Kunde dir womöglich USt, die du ans Finanzamt abführen müsstest, obwohl du Kleinunternehmer bist.

Rechnungsnummern: System und Logik

Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und einmalig sein. Das heißt nicht, dass sie lückenlos sein muss — aber nachvollziehbar. Bewährte Systeme:

• Einfach fortlaufend: 001, 002, 003, …
• Mit Jahreskennzeichen: 2026-001, 2026-002, …
• Mit Kundenkürzel: MUE-2026-001 (Kunde Müller, Jahr 2026, erste Rechnung)
• Mit Projektkürzel: WEB-2026-003 (Webdesign-Projekt)

Wähle ein System und bleibe dabei. Wechsel innerhalb eines Geschäftsjahres führen zu Verwirrung — und bei Betriebsprüfungen zu unangenehmen Fragen.

Zahlungsbedingungen richtig formulieren

Gesetzlich hast du Anspruch auf Zahlung innerhalb von 30 Tagen (§ 286 Abs. 3 BGB). Trotzdem solltest du deine Zahlungsbedingungen explizit angeben:

• „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug.“ — Der Klassiker. Klar, direkt, professionell.
• „Zahlbar innerhalb von 7 Tagen mit 2 % Skonto, 30 Tage netto.“ — Motiviert zur schnellen Zahlung.
• „Zahlbar sofort nach Rechnungserhalt.“ — Für Kleinbeträge oder bei verlässlichen Kunden.

Gib unbedingt deine Bankverbindung an: IBAN, BIC (bei Inlandsüberweisungen optional), Kontoinhaber. Je einfacher du es dem Kunden machst, desto schneller kommt das Geld.

Optionale Angaben, die deine Rechnung besser machen

• Kundennummer — hilft bei der Zuordnung, besonders wenn du viele Kunden hast.
• Projektnummer oder Bestellnummer — falls der Kunde eine angegeben hat, unbedingt übernehmen.
• EPC-QR-Code — ein QR-Code für Sofortüberweisung. Der Kunde scannt den Code mit der Banking-App, und alle Überweisungsdaten sind vorausgefüllt. Reduziert Tippfehler und beschleunigt die Zahlung erheblich.
• Dein Logo — wirkt professioneller und erhöht den Wiedererkennungswert.
• Fußzeile mit Geschäftsdaten — Handelsregisternummer, Geschäftsführer, Bankverbindung.

Rechnung per E-Mail oder auf Papier?

Seit 2011 sind elektronische Rechnungen in Deutschland den Papierrechnungen gleichgestellt (§ 14 Abs. 1 UStG). Du brauchst keine Unterschrift und kein Siegel. Ein PDF per E-Mail ist völlig ausreichend.

Ab dem 1. Januar 2025 gilt zudem die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Das betrifft strukturierte Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung. Die Übergangsfrist für kleine Unternehmen läuft bis Ende 2027 — aber je früher du umstellst, desto weniger Stress hast du später.

Vorteile der digitalen Rechnung

• Kein Porto, kein Papier, kein Drucker
• Sofortige Zustellung
• Automatische Archivierung (GoBD-konform)
• Einfache Suche und Verwaltung
• Integration mit Buchhaltungssoftware

Korrektur und Storno: Was tun bei Fehlern?

Eine fehlerhafte Rechnung darfst du nicht einfach löschen oder überschreiben — das verstößt gegen die GoBD. Stattdessen:

1. Stornorechnung erstellen — eine Rechnung mit negativem Betrag, die die ursprüngliche Rechnung aufhebt.
2. Neue, korrigierte Rechnung ausstellen — mit neuer Rechnungsnummer und Verweis auf die stornierte Rechnung.

Fristen: Wann musst du die Rechnung stellen?

Bei B2B-Leistungen bist du verpflichtet, die Rechnung innerhalb von 6 Monaten nach Leistungserbringung zu stellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Im B2C-Bereich gibt es diese Pflicht nicht — trotzdem solltest du zeitnah fakturieren. Wer 3 Monate wartet, wartet danach nochmal 30 Tage auf die Zahlung.

Rechnungsvorlage vs. Rechnungssoftware

Word- und Excel-Vorlagen funktionieren am Anfang. Aber sie haben Schwächen:

• Keine automatische Nummernvergabe
• Kein Überblick über offene Rechnungen
• Fehleranfällig bei manueller Berechnung
• Nicht GoBD-konform (Dokumente sind veränderbar)

Eine Rechnungssoftware wie QROVA löst all diese Probleme: automatische Nummernvergabe, korrekte Berechnung, PDF-Erstellung mit einem Klick, EPC-QR-Code für schnellere Zahlungen und GoBD-konforme Archivierung.