Jeder Euro, den du als Betriebsausgabe absetzt, senkt deinen zu versteuernden Gewinn — und damit deine Steuerlast. Trotzdem verschenken viele Selbstständige Geld, weil sie absetzbare Kosten übersehen oder falsch zuordnen. Hier ist die komplette Übersicht für 2026.
Was sind Betriebsausgaben?
Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG). Die Formulierung ist bewusst weit gefasst: Alles, was mit deiner selbstständigen Tätigkeit zusammenhängt, kann grundsätzlich abgesetzt werden.
Entscheidend ist der betriebliche Zusammenhang. Ein Laptop, den du für die Arbeit nutzt, ist eine Betriebsausgabe. Derselbe Laptop, den du nur privat nutzt, ist es nicht. Nutzt du ihn gemischt, kannst du den betrieblichen Anteil absetzen.
Die komplette Liste: Absetzbare Betriebsausgaben 2026
Raumkosten
- Miete für Geschäftsräume: 100 % absetzbar
- Häusliches Arbeitszimmer: Bis zu 1.260 € pro Jahr pauschal (seit 2023), wenn kein anderer Arbeitsplatz verfügbar ist. Alternativ: tatsächliche Kosten anteilig nach Quadratmetern
- Homeoffice-Pauschale: 6 € pro Tag, maximal 1.260 € pro Jahr — auch ohne separates Arbeitszimmer
- Nebenkosten: Strom, Wasser, Heizung, Internet (anteilig)
- Renovierung und Instandhaltung: der Geschäftsräume, 100 %
Arbeitsmittel und Ausstattung
- Computer, Laptop, Tablet: 100 % bei ausschließlich betrieblicher Nutzung. Bei gemischter Nutzung: geschätzter betrieblicher Anteil (oft 50-90 %)
- Smartphone: Betrieblicher Anteil absetzbar. Dokumentiere die Nutzung — 70 % betrieblich ist ein üblicher Ansatz, wenn du das Gerät auch geschäftlich nutzt
- Büromöbel: Schreibtisch, Bürostuhl, Regale — sofort absetzbar bis 800 € netto (GWG), darüber hinaus Abschreibung über die Nutzungsdauer
- Software und Lizenzen: Adobe Creative Cloud, Microsoft 365, Buchhaltungssoftware — 100 % bei betrieblicher Nutzung
- Fachliteratur: Bücher, E-Books, Online-Kurse, Fachzeitschriften
Fahrtkosten
- Geschäftsfahrten mit dem Privat-PKW: 0,30 € pro Kilometer. Bei Fahrten über 20 km Entfernung: 0,38 € ab dem 21. Kilometer
- Firmenwagen: Alle Kosten absetzbar, private Nutzung wird mit 1 %-Regel oder Fahrtenbuch versteuert
- Öffentliche Verkehrsmittel: Tickets für geschäftliche Fahrten, 100 %
- Flüge: Geschäftsreisen, 100 %
- Parkgebühren und Maut: bei Geschäftsfahrten
Reisekosten
- Verpflegungsmehraufwand: 14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit, 28 € bei 24 Stunden (Inlandsreisen). Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen
- Übernachtungskosten: Tatsächliche Kosten oder Pauschale (20 € für Inlandsreisen)
- Reisenebenkosten: Gepäckaufbewahrung, Telefonate, Trinkgelder (angemessen)
Personal und Fremdleistungen
- Gehälter und Löhne: Inklusive Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
- Minijobber: Lohn plus pauschale Abgaben (ca. 30 %)
- Freelancer und Subunternehmer: Deren Rechnungen sind deine Betriebsausgaben
- Steuerberater: Die Kosten für die betriebliche Steuererklärung
- Rechtsanwalt: Bei geschäftlichen Angelegenheiten
Versicherungen
- Berufshaftpflichtversicherung: 100 %
- Betriebliche Sachversicherungen: Inhaltsversicherung, Elektronikversicherung
- Rechtsschutzversicherung: Nur der betriebliche Anteil
- Krankenversicherung: Als Sonderausgabe, nicht als Betriebsausgabe — trotzdem steuermindernd
Marketing und Werbung
- Website und Hosting: Domain, Webhosting, SSL-Zertifikat
- Online-Werbung: Google Ads, Facebook Ads, LinkedIn Ads
- Visitenkarten und Drucksachen: Flyer, Broschüren, Aufkleber
- Geschenke an Geschäftspartner: Bis 50 € pro Person und Jahr (ab 2024 erhöht von 35 €)
- Bewirtungskosten: 70 % des Nettobetrags bei geschäftlichem Anlass. Pflicht: Bewirtungsbeleg mit Angabe der Teilnehmer und des Anlasses
Kommunikation
- Telefon und Mobilfunk: Betrieblicher Anteil. Bei gemischter Nutzung: pauschal 20 % bis maximal 20 € pro Monat ohne Einzelnachweis
- Internet: Betrieblicher Anteil, Nachweis über Nutzungsprotokoll oder pauschale Schätzung
- Porto und Versand: 100 % bei geschäftlichem Versand
Kontoführung und Finanzen
- Geschäftskonto-Gebühren: 100 %
- PayPal-Gebühren und Transaktionskosten: 100 %
- Zinsen für Geschäftskredite: 100 %
- Mahngebühren: Wenn geschäftlich veranlasst
Was du NICHT absetzen kannst
- Einkommensteuer und Solidaritätszuschlag: Privatausgaben, keine Betriebsausgaben
- Bußgelder und Strafen: Knöllchen, Verspätungszuschläge — nicht absetzbar
- Bestechungsgelder: Sollte selbstverständlich sein
- Unangemessene Repräsentationskosten: Die Rolex als Geschäftsausgabe wird das Finanzamt ablehnen
- Private Lebensführung: Kleidung (außer Berufskleidung wie Arztkittel), Lebensmittel, Freizeitaktivitäten
- Geldbußen von EU-Organen: Seit 2021 explizit nicht absetzbar
Abschreibungen: Wann du nicht alles sofort absetzen kannst
Anschaffungen über 800 € netto musst du über die Nutzungsdauer abschreiben. Die amtliche AfA-Tabelle gibt die Nutzungsdauer vor:
- Computer und Peripherie: 1 Jahr (seit 2021 sofort absetzbar laut BMF-Schreiben)
- Büromöbel: 13 Jahre
- PKW: 6 Jahre
- Smartphones: 5 Jahre
- Software: 3 Jahre (oder sofort bei Standardsoftware bis 800 € netto)
Sonderfall Computer: Seit dem BMF-Schreiben vom 26.02.2021 dürfen Computer, Laptops, Tablets und Zubehör unabhängig vom Kaufpreis im Jahr der Anschaffung vollständig abgeschrieben werden. Das gilt auch 2026.
Praktische Tipps zur Dokumentation
- Fotografiere jeden Beleg sofort. Thermobelege von Tankstellen und Restaurants verblassen nach Monaten.
- Notiere auf Bewirtungsbelegen sofort die Teilnehmer und den Anlass. Im Nachhinein erinnerst du dich nicht mehr.
- Führe ein Fahrtenbuch, wenn du den Firmenwagen privat nutzt. Oder nutze die 1 %-Regelung — rechne vorher durch, was günstiger ist.
- Trenne Geschäftskonto und Privatkonto konsequent. Das spart Stunden bei der EÜR.
- Archiviere digital und GoBD-konform. Mehr zur GoBD erfährst du hier.
QROVA Tipp
Mit der Belegerfassung in QROVA fotografierst du Quittungen und Rechnungen — die OCR-Erkennung liest Betrag, Datum und Kategorie automatisch aus. Jeder Beleg wird GoBD-konform archiviert und der richtigen Ausgabenkategorie zugeordnet.
