Rechnung erstellen kostenlos — Online Rechnungsgenerator

Pflichtangaben nach §14 UStG — was auf jeder Rechnung stehen muss

Fehlt eine Pflichtangabe, darf dein Kunde die Vorsteuer nicht ziehen und fordert die Rechnung zurück. Diese neun Angaben verlangt §14 Abs. 4 UStG:

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
4. Ausstellungsdatum der Rechnung
5. Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
6. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung
7. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
8. Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung
9. Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag — oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung

Der Generator oben trägt diese Felder bereits vor und rechnet Netto, Steuer und Brutto automatisch aus. Eine ausführliche Erklärung mit Formulierungsbeispielen steht unter Rechnung schreiben als Freelancer.

Kleinunternehmer nach §19 UStG: keine Umsatzsteuer, aber ein Pflichthinweis

Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus. Genau deshalb verlangt §14 Abs. 4 Nr. 8 UStG einen Hinweis auf den Grund der Steuerbefreiung. Eine übliche Formulierung lautet: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Ohne diesen Satz ist die Rechnung formal unvollständig.

Was die Kleinunternehmerregelung sonst bedeutet — Umsatzgrenzen, Vor- und Nachteile, Wechsel zur Regelbesteuerung — steht im Ratgeber Kleinunternehmerregelung §19 UStG.

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Bleibt der Bruttobetrag unter 250 Euro, greift die Vereinfachung nach §33 UStDV: Es genügen Name und Anschrift des Ausstellers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt inklusive Steuer in einer Summe sowie der Steuersatz. Rechnungsnummer und Empfängeradresse sind dann nicht zwingend. Für Kleinunternehmer bleibt der §19-Hinweis trotzdem sinnvoll.

E-Rechnung: Was ab wann gilt

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können — ein normales E-Mail-Postfach reicht dafür aus, eine Zustimmung des Empfängers ist nicht mehr nötig. Das gilt ausdrücklich auch für Kleinunternehmer.

Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen: Papier- und einfache PDF-Rechnungen sind im inländischen B2B-Geschäft noch bis zum 31. Dezember 2026 zulässig. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle. Kleinunternehmer nach §19 UStG sind von der Ausstellungspflicht dauerhaft ausgenommen — empfangen müssen sie E-Rechnungen aber trotzdem.

Für Rechnungen an Privatkunden ändert sich nichts: Dort bleibt das PDF unverändert zulässig.

QR-Code auf der Rechnung: schneller bezahlt werden

Der Generator setzt auf Wunsch einen EPC-QR-Code — auch GiroCode genannt — unter die Rechnung. Der Kunde scannt ihn mit seiner Banking-App, und Empfänger, IBAN, Betrag sowie Verwendungszweck sind bereits ausgefüllt. Das spart das Abtippen und vermeidet Zahlendreher in der IBAN, die sonst zu Rückläufern führen. Wie der Standard technisch funktioniert, steht unter EPC-QR-Code auf der Rechnung.

Häufige Fehler, die Geld kosten

Lückenhafte Rechnungsnummern: Die Nummerierung muss fortlaufend und eindeutig sein. Ein System wie 2026-001 ist unkritisch; springende Nummern führen bei einer Prüfung zu Rückfragen.

Fehlendes Leistungsdatum: Rechnungs- und Leistungsdatum sind zwei verschiedene Angaben. Fallen sie zusammen, genügt der Hinweis „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“.

Unklare Leistungsbeschreibung: „Beratung“ reicht nicht. Handelsüblich bezeichnet heißt: Was genau, in welchem Umfang, in welchem Zeitraum.

Aufbewahrung vergessen: Rechnungen sind zehn Jahre aufzubewahren (§147 AO), und zwar unveränderbar. Wie das praktisch geht, erklärt GoBD für Selbstständige.

Häufige Fragen

Ist der Rechnungsgenerator wirklich kostenlos?

Ja. Rechnung erstellen, Vorschau ansehen und als PDF herunterladen funktioniert ohne Konto und ohne Kosten.

Brauche ich dafür eine Anmeldung?

Nein. Für eine einzelne Rechnung nicht. Ein kostenloses Konto lohnt sich erst, wenn du Kunden, Artikel und Rechnungsnummern dauerhaft verwalten oder die EÜR erstellen möchtest.

Darf ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweisen?

Nein. Wer unberechtigt Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie dem Finanzamt nach §14c UStG — auch als Kleinunternehmer. Stattdessen gehört der Hinweis auf §19 UStG auf die Rechnung.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein, davon sind Kleinunternehmer dauerhaft befreit. Empfangen können musst du E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025 — ein E-Mail-Postfach genügt.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Zehn Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§147 AO).

Dieser Text gibt allgemeine Informationen wieder und ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall.