Lexware Alternative — Von Lexware zu QROVA wechseln

Du nutzt Lexware und ärgerst dich über die steigende Preispolitik, das altmodische Interface oder fehlende Features? Dann bist du nicht allein. Viele Selbstständige und Kleinunternehmer suchen nach einer modernen Alternative — und QROVA bietet genau das. Hier erfährst du, wie der Wechsel funktioniert.

Warum von Lexware wechseln?

Lexware ist seit Jahrzehnten am Markt und hat sich einen Namen gemacht. Aber die Software hat Schwächen, die sich mit den Jahren bemerkbar machen:

• Preiserhöhungen: Lexware hat die Preise in den letzten Jahren regelmäßig angehoben. Lexoffice kostet Stand 2026 ab 7,90 €/Monat für die Basisversion — ohne Belegerfassung. Mit allen Features landest du schnell bei 16,90 € oder mehr.
• Desktop-Abhängigkeit: Die klassischen Lexware-Produkte (buchhaltung, faktura+auftrag) laufen nur unter Windows. Wer einen Mac nutzt oder mobil arbeiten will, hat Pech.
• Kein QR-Code auf Rechnungen: EPC-QR-Codes für Sofortüberweisungen fehlen in der Standardversion.
• Begrenzte Sprachunterstützung: Rechnungen in anderen Sprachen sind umständlich. Für Freelancer mit internationalen Kunden ein Problem.
• Veraltete Oberfläche: Besonders die Desktop-Versionen wirken nicht mehr zeitgemäß.

QROVA vs. Lexware: Feature-Vergleich

Rechnungsstellung

• Lexware: Rechnungen erstellen, PDF-Export, E-Mail-Versand. Wiederkehrende Rechnungen ab der mittleren Preisstufe.
• QROVA: Rechnungen mit EPC-QR-Code, automatische Nummernvergabe, mehrsprachige Rechnungen (Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch), Angebots-zu-Rechnung-Konvertierung, PDF mit einem Klick.

Buchhaltung

• Lexware: EÜR und Bilanz, SKR 03/04, DATEV-Export, Bankanbindung.
• QROVA: EÜR mit PDF-Export, SKR 03/04, DATEV-Export, automatische Kategorisierung, GoBD-konforme Archivierung, integriertes Kassenbuch.

Belegerfassung

• Lexware: Belegerfassung per App (nur in Lexoffice, nicht in Desktop-Versionen). OCR-Erkennung in der höheren Preisstufe.
• QROVA: Belegerfassung mit OCR-Erkennung in allen Tarifen. Automatische Zuordnung von Betrag, Datum und Kategorie.

QR-Codes

• Lexware: Keine QR-Code-Funktionalität auf Rechnungen. Kein QR-Code-Generator.
• QROVA: EPC-QR-Codes auf jeder Rechnung, universeller QR-Code-Generator für Links, vCards, WLAN, Standorte — mit Tracking und Analysen.

KI-Funktionen

• Lexware: Grundlegende Automatisierung, Bankregeln.
• QROVA: KI-gestützte Belegauswertung, automatische Kategorisierung, intelligente Vorschläge für wiederkehrende Buchungen, Anomalie-Erkennung bei Ausgaben.

Preise (Stand 2026)

• Lexoffice S: 7,90 €/Monat (nur Rechnungen)
• Lexoffice M: 13,90 €/Monat (+ Buchhaltung)
• Lexoffice L: 16,90 €/Monat (+ Belegerfassung)
• Lexoffice XL: 24,90 €/Monat (+ Lohn & Gehalt)

• QROVA Free: 0 €/Monat (Rechnungen, QR-Codes, Grundfunktionen)
• QROVA Pro: Günstigerer Einstieg mit allen Features inklusive EÜR, OCR, QR-Codes und DATEV-Export

Migration: So wechselst du von Lexware zu QROVA

Schritt 1: Daten aus Lexware exportieren

Bevor du Lexware kündigst, exportiere alle relevanten Daten:

Kundenstammdaten:

1. In Lexoffice: Kontakte → Alle markieren → Export als CSV
2. In Lexware Desktop: Verwaltung → Datenaustausch → Export → Kunden

Rechnungshistorie:

1. In Lexoffice: Belege → Filter: Rechnungen → Export als CSV
2. Alle PDFs herunterladen (für dein Archiv — 10 Jahre Aufbewahrungspflicht)

Buchungsdaten für den Steuerberater:

1. DATEV-Export erstellen: Verwaltung → DATEV-Export → Zeitraum wählen
2. Sämtliche Buchungen des laufenden Jahres exportieren

Belege und Dokumente:

1. Alle digitalisierten Belege als ZIP herunterladen
2. Prüfe, ob alle Belege vorhanden sind (stichprobenartig Monate vergleichen)

Schritt 2: QROVA einrichten

1. Account erstellen auf qrova.io — kostenlos, keine Kreditkarte nötig
2. Unternehmensprofil ausfüllen: Name, Adresse, Steuernummer, USt-IdNr., Bankverbindung
3. Kleinunternehmerregelung einstellen: Toggle an oder aus
4. Kontenrahmen wählen: SKR 03 oder SKR 04 (derselbe wie in Lexware)
5. Rechnungsnummern-Schema festlegen: Fortlaufend ab der nächsten Nummer (nicht bei 1 anfangen!)

Schritt 3: Stammdaten importieren

QROVA unterstützt den Import von Kundenstammdaten per CSV. Ordne die Spalten aus der Lexware-Exportdatei den QROVA-Feldern zu:

• Firmenname → Firmenname
• Ansprechpartner → Kontaktperson
• Straße, PLZ, Ort → Adressfelder
• E-Mail → E-Mail
• Kundennummer → Kundennummer (beibehalten für Konsistenz)

Schritt 4: DATEV-Daten importieren

Für die Übernahme der Buchungsdaten:

1. DATEV-Exportdatei aus Lexware in QROVA importieren
2. Konten-Mapping prüfen (bei gleichem Kontenrahmen automatisch)
3. Offene Posten kontrollieren: Welche Rechnungen sind noch nicht bezahlt?
4. Anfangsbestände eintragen: Kassenbestand, Bankbestand zum Wechseldatum

Schritt 5: Parallelbetrieb und Kontrolle

Führe QROVA und Lexware für 1-2 Monate parallel. Erstelle neue Rechnungen in QROVA, prüfe aber die Buchungen gegen Lexware. So stellst du sicher, dass alles korrekt übernommen wurde.

Erst wenn du sicher bist, dass alle Daten stimmen, kündige das Lexware-Abo. Behalte den Zugang zu den exportierten Daten — du brauchst sie möglicherweise für Betriebsprüfungen, die sich auf vergangene Jahre beziehen.

Häufige Fragen zum Wechsel

Verliere ich meine alten Rechnungen?

Nein. Exportiere vor dem Wechsel alle Rechnungen als PDF. Diese archivierst du GoBD-konform — entweder lokal oder in QROVA. Die 10-jährige Aufbewahrungspflicht gilt unabhängig vom verwendeten Programm.

Kann mein Steuerberater mit QROVA arbeiten?

QROVA bietet DATEV-Export — das Standardformat, das nahezu jeder Steuerberater in Deutschland nutzt. Dein Steuerberater importiert die QROVA-Daten genauso wie die Lexware-Daten in sein DATEV-System.

Was ist mit laufenden Abonnements bei Lexware?

Lexoffice-Abos sind monatlich kündbar. Klassische Lexware-Lizenzen laufen jährlich. Prüfe deine Kündigungsfrist und plane den Wechsel entsprechend. Am besten zum Jahreswechsel — dann passt auch der buchhalterische Übergang.

Muss ich die Rechnungsnummern neu starten?

Auf keinen Fall. Führe die Nummerierung nahtlos fort. War deine letzte Lexware-Rechnung 2026-089, beginnt die erste QROVA-Rechnung mit 2026-090. Lücken in der Nummernvergabe sind beim Wechsel unvermeidlich und kein Problem — solange die Nummern fortlaufend und einmalig bleiben.

5 Gründe, warum Freelancer QROVA bevorzugen

1. QR-Codes auf jeder Rechnung: Schnellere Zahlungen durch EPC-QR-Codes — ein Feature, das Lexware nicht bietet.
2. Mehrsprachige Rechnungen: Internationale Kunden bekommen Rechnungen in ihrer Sprache.
3. Modernes Interface: Übersichtlich, intuitiv und schnell — statt überladener Menüs mit Dutzenden Unterebenen.
4. Günstigerer Preis bei mehr Funktionen: OCR-Belegerfassung, KI-Kategorisierung und QR-Code-Generator inklusive.
5. Keine Installation: Cloud-basiert, läuft auf jedem Gerät — Windows, Mac, Tablet, Smartphone.