Die Abschreibung von Büromöbeln wie Schreibtischen oder Bürostühlen richtet sich nach der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer, die in den amtlichen AfA-Tabellen festgelegt ist. Diese Tabellen geben vor, über welchen Zeitraum Sie die Anschaffungskosten steuerlich als Betriebsausgaben geltend machen können.
Was ist die AfA-Tabelle und warum ist sie für Büromöbel wichtig?
Als selbstständige Person oder Kleinunternehmer investieren Sie regelmäßig in die Ausstattung Ihres Arbeitsplatzes. Ein ergonomischer Bürostuhl, ein geräumiger Schreibtisch oder ein stabiles Regal sind nicht nur notwendig für effizientes Arbeiten, sondern stellen auch einen Wert für Ihr Unternehmen dar. Diesen Wertverlust durch Abnutzung können Sie steuerlich geltend machen. Der Schlüssel dazu ist die „Absetzung für Abnutzung“, kurz AfA.
Die AfA-Tabellen, herausgegeben vom Bundesministerium der Finanzen (BMF), sind hierfür das zentrale Instrument. Sie sind keine Gesetze, aber verbindliche Verwaltungsanweisungen, an die sich die Finanzämter halten. In diesen Tabellen ist für eine Vielzahl von Wirtschaftsgütern die sogenannte „betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer“ in Jahren festgelegt. Für Büromöbel bedeutet das: Die Tabelle gibt an, über wie viele Jahre Sie die Anschaffungskosten verteilen und als Betriebsausgaben absetzen müssen.
Lineare Abschreibung: Die Standardmethode für Büromöbel
Die gängigste Methode zur Abschreibung von Büromöbeln ist die lineare Abschreibung. Das Prinzip ist einfach: Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten eines Wirtschaftsguts werden gleichmäßig auf die Jahre der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer verteilt. Die Formel lautet:
Anschaffungskosten / Nutzungsdauer in Jahren = Jährlicher Abschreibungsbetrag
Ein Beispiel: Angenommen, Sie kaufen einen Konferenztisch, dessen Nutzungsdauer laut AfA-Tabelle eine bestimmte Anzahl von Jahren beträgt. Dann teilen Sie den Nettokaufpreis durch diese Anzahl an Jahren. Das Ergebnis ist der Betrag, den Sie jedes Jahr gewinnmindernd in Ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ansetzen können. Im Jahr der Anschaffung erfolgt die Abschreibung zeitanteilig (pro rata temporis), also nur für die Monate ab dem Kaufdatum.
Rechnungen und Belege ohne Tabellenchaos
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Die offizielle Nutzungsdauer für gängige Büromöbel
Die AfA-Tabellen listen die Nutzungsdauer für „Allgemein verwendbare Anlagegüter“ auf. Darunter fallen die meisten Einrichtungsgegenstände eines Büros. Anstatt pauschale Jahreszahlen zu nennen, die sich ändern können, ist es entscheidend zu wissen, wo diese Information offiziell verankert ist. Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über gängige Büromöbel und verweist auf die maßgebliche Quelle für die Festlegung der Nutzungsdauer.
| Wirtschaftsgut | Betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer |
|---|---|
| Schreibtisch | Gemäß amtlicher AfA-Tabelle für „Allgemein verwendbare Anlagegüter“ |
| Bürostuhl | Gemäß amtlicher AfA-Tabelle für „Allgemein verwendbare Anlagegüter“ |
| Aktenschrank | Gemäß amtlicher AfA-Tabelle für „Allgemein verwendbare Anlagegüter“ |
| Regal | Gemäß amtlicher AfA-Tabelle für „Allgemein verwendbare Anlagegüter“ |
| Besprechungstisch / Konferenztisch | Gemäß amtlicher AfA-Tabelle für „Allgemein verwendbare Anlagegüter“ |
| Bürolampen (z.B. Schreibtischlampe) | Gemäß amtlicher AfA-Tabelle für „Allgemein verwendbare Anlagegüter“ |
| Rollcontainer | Gemäß amtlicher AfA-Tabelle für „Allgemein verwendbare Anlagegüter“ |
Für eine verbindliche Auskunft zur exakten Dauer für ein spezifisches Möbelstück sollten Sie stets die aktuellste Version der AfA-Tabelle des BMF konsultieren oder Ihren steuerlichen Berater fragen.
Sonderfall: Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) bei Büromöbeln
Nicht jedes Möbelstück muss über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Das Einkommensteuergesetz sieht für Wirtschaftsgüter von geringerem Wert eine Vereinfachung vor. Diese Regelung ist besonders für Solo-Selbstständige relevant.
Sofortabschreibung bis 800 Euro
Betragen die Anschaffungskosten für ein selbstständig nutzbares Wirtschaftsgut – wie einen einzelnen Bürostuhl oder einen Beistelltisch – nicht mehr als 800 Euro netto, können Sie es als Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) behandeln. Das bedeutet, Sie können die gesamten Kosten im Jahr des Kaufs als Betriebsausgabe absetzen. Ein langwieriger Abschreibungsprozess entfällt.
Sammelposten (Poolabschreibung) bis 1.000 Euro
Eine weitere Option ist der sogenannte Sammelposten. Hier können Sie alle Wirtschaftsgüter, deren Anschaffungskosten zwischen 250,01 Euro und 1.000 Euro netto liegen, in einem Pool zusammenfassen. Dieser Sammelposten wird dann pauschal über einen Zeitraum von fünf Jahren abgeschrieben, wobei jedes Jahr ein Fünftel der Gesamtsumme gewinnmindernd angesetzt wird. Wichtig: Entscheiden Sie sich in einem Wirtschaftsjahr für die Bildung eines Sammelpostens, müssen alle Güter in diesem Wertbereich dort erfasst werden. Eine gleichzeitige Anwendung der Sofortabschreibung für Güter bis 800 Euro ist dann nicht möglich.
Praktische Tipps zur Dokumentation Ihrer Büromöbel-Abschreibung
Eine saubere Dokumentation ist die Grundlage für jede steuerliche Geltendmachung. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung (GoBD) verlangen eine nachvollziehbare und lückenlose Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle.
Führen Sie ein Anlagenverzeichnis. Dies ist eine Liste all Ihrer Anlagegüter, die über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Pro Gegenstand sollten folgende Informationen enthalten sein:
- Genaue Bezeichnung des Wirtschaftsguts (z.B. „Ergonomischer Bürostuhl Modell X“)
- Anschaffungsdatum
- Anschaffungskosten (netto)
- Verweis auf den Kaufbeleg (Rechnungsnummer)
- Angesetzte Nutzungsdauer
- Jährlicher Abschreibungsbetrag
- Restbuchwert am Ende des Jahres
Bewahren Sie alle zugehörigen Rechnungen sorgfältig auf. Für Buchungsbelege gilt eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
Buchhaltung vereinfachen mit der richtigen Software
Die manuelle Führung eines Anlagenverzeichnisses und die Berechnung der jährlichen Abschreibungsbeträge können fehleranfällig und zeitaufwendig sein. Eine moderne Buchhaltungssoftware wie qrova.io nimmt Ihnen diese Arbeit ab. Sie können Belege einfach erfassen und Wirtschaftsgüter anlegen. Die Software berechnet die Abschreibung automatisch und berücksichtigt sie korrekt in Ihrer EÜR. Funktionen wie die Belegerfassung, die Unterstützung der Kontenrahmen SKR03 und SKR04 sowie die direkte Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung sorgen für eine GoBD-konforme und effiziente Buchhaltung. So behalten Sie den Überblick über Ihr Anlagevermögen und stellen sicher, dass Sie alle steuerlichen Vorteile nutzen.
Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Er gibt den Stand August 2026 wieder. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.
Häufige Fragen
Was ist die Nutzungsdauer für einen Bürostuhl?
Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für einen Bürostuhl wird durch die amtlichen AfA-Tabellen der Finanzverwaltung festgelegt. Diese Tabellen listen die Abschreibungsdauer für allgemein verwendbare Anlagegüter auf. Um den exakten Zeitraum zu ermitteln, sollten Sie in die aktuell gültige Tabelle schauen oder steuerlichen Rat einholen, da pauschale Angaben ohne Kontext nicht verlässlich sind.
Kann ich einen Schreibtisch sofort abschreiben?
Ja, das ist möglich, wenn der Schreibtisch als Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) gilt. Liegen die Anschaffungskosten ohne Umsatzsteuer bei maximal 800 Euro, können Sie den Betrag im Jahr des Kaufs vollständig als Betriebsausgabe absetzen. Übersteigt der Wert diese Grenze, muss der Schreibtisch über seine Nutzungsdauer linear abgeschrieben werden.
Was passiert, wenn ich gebrauchte Büromöbel kaufe?
Auch gebrauchte Büromöbel müssen abgeschrieben werden. Die Nutzungsdauer orientiert sich hierbei an der voraussichtlichen Restnutzungsdauer des jeweiligen Möbelstücks. Diese muss realistisch geschätzt werden. Die amtlichen AfA-Tabellen dienen als Anhaltspunkt, die tatsächliche Abschreibungsdauer kann bei gebrauchten Gütern jedoch kürzer ausfallen als bei Neuware.
Muss ich für jedes Möbelstück eine eigene Abschreibung vornehmen?
Grundsätzlich wird jedes selbstständig nutzbare Wirtschaftsgut einzeln abgeschrieben. Eine Ausnahme bildet der Sammelposten: Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten zwischen 250,01 Euro und 1.000 Euro netto können in einem Sammelposten zusammengefasst und pauschal über fünf Jahre abgeschrieben werden. Dies vereinfacht die Buchhaltung erheblich.
