Um Belege GoBD-konform zu speichern, müssen Sie sicherstellen, dass diese unveränderbar, vollständig, ordnungsgemäß, zeitgerecht, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar sind. Dies gilt für digitale und digitalisierte Papierbelege gleichermaßen und erfordert den Einsatz geeigneter Software oder klar definierter Prozesse zur Archivierung.
Was sind die GoBD und warum sind sie wichtig?
Die Abkürzung GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Es handelt sich dabei um eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums, die festlegt, wie steuerrelevante digitale Daten und Belege zu behandeln sind. Für Selbstständige und Kleinunternehmer sind diese Grundsätze von zentraler Bedeutung, da sie die Basis für eine anerkannte Buchführung bilden.
Das Ziel der GoBD ist es, die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit steuerlicher Aufzeichnungen durch die Finanzbehörden sicherzustellen. Jeder Geschäftsvorfall muss lückenlos dokumentiert und so archiviert werden, dass ein sachverständiger Dritter sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen kann. Dies gilt für alle aufzeichnungspflichtigen Unternehmer, auch wenn sie von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen.
Die Kernprinzipien der GoBD-konformen Archivierung
Die GoBD basieren auf mehreren Grundpfeilern, die bei der Speicherung von Belegen unbedingt eingehalten werden müssen. Diese Prinzipien gewährleisten die Integrität Ihrer Buchführungsdaten.
1. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Jede Buchung muss durch einen Beleg nachweisbar sein. Die Archivierung muss so erfolgen, dass der Weg von der einzelnen Buchung zum Beleg und umgekehrt jederzeit klar nachvollziehbar ist. Eine klare Benennung und Indexierung der Dateien ist hierfür unerlässlich.
2. Vollständigkeit
Alle steuerlich relevanten Belege müssen lückenlos erfasst und archiviert werden. Es darf kein Beleg fehlen. Dies umfasst Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Verträge, Kassenberichte und sonstige geschäftliche Unterlagen.
3. Richtigkeit
Die erfassten Daten müssen mit dem Originalbeleg übereinstimmen. Alle Geschäftsvorfälle sind wahrheitsgemäß und korrekt abzubilden.
4. Zeitgerechte Erfassung
Belege müssen zeitnah erfasst und gebucht werden. Dies bedeutet, dass unbare Geschäftsvorfälle innerhalb einer angemessenen Frist verarbeitet werden sollten, um die Ordnungsmäßigkeit zu wahren.
5. Ordnung
Die Ablage muss systematisch erfolgen. Bei einer digitalen Archivierung bedeutet dies eine klare Ordnerstruktur und eine nachvollziehbare Benennung der Dateien, beispielsweise nach Datum, Lieferant und Rechnungsnummer.
6. Unveränderbarkeit
Ein einmal archivierter Beleg darf nachträglich nicht mehr verändert werden können, ohne dass diese Änderung protokolliert wird. Die Speicherung in einem revisionssicheren System ist daher entscheidend. Formate wie Word oder Excel sind für die alleinige Archivierung ungeeignet.
Rechnungen und Belege ohne Tabellenchaos
QROVA erstellt Rechnungen nach § 14 UStG, erfasst Belege und führt die EÜR – speziell für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
Papierbelege digitalisieren: Der Prozess des ersetzenden Scannens
Die Umwandlung von Papierbelegen in digitale Formate, das sogenannte „ersetzende Scannen“, ist GoBD-konform möglich. Danach darf das Papieroriginal vernichtet werden. Dafür müssen Sie jedoch einen klar definierten Prozess einhalten, der in einer Verfahrensdokumentation festgehalten wird. Die folgende Checkliste zeigt die wesentlichen Schritte auf:
- Zeitnahe Digitalisierung: Scannen Sie den Papierbeleg so bald wie möglich nach dessen Eingang.
- Vollständiger Scan: Erfassen Sie das Dokument vollständig, inklusive Vorder- und Rückseite sowie eventueller Anhänge.
- Sicherstellung der Lesbarkeit: Der Scan muss klar und deutlich lesbar sein. Achten Sie auf eine ausreichende Auflösung und vermeiden Sie Schatten oder Verzerrungen.
- Wahl des richtigen Formats: Speichern Sie den Scan in einem unveränderbaren Format, idealerweise als PDF oder PDF/A.
- Indexierung des Dokuments: Versehen Sie die digitale Datei mit relevanten Informationen wie Rechnungsdatum, Lieferant, Rechnungsnummer und Betrag, um sie später leicht finden zu können.
- Protokollierung des Vorgangs: Halten Sie fest, wer den Scan wann durchgeführt hat. Moderne Buchhaltungsprogramme übernehmen dies oft automatisch.
- Revisionssichere Ablage: Archivieren Sie die Datei in einem System, das eine nachträgliche, unprotokollierte Veränderung oder Löschung verhindert.
- Qualitätskontrolle: Prüfen Sie den digitalen Beleg auf Vollständigkeit und Lesbarkeit, bevor Sie das Papieroriginal entsorgen.
Digitale Belege korrekt speichern
Erhalten Sie eine Rechnung als PDF per E-Mail, gilt diese Datei als das Original. Es ist nach den GoBD nicht zulässig, diese E-Mail auszudrucken, den Ausdruck zu scannen und die Original-E-Mail zu löschen. Der originär digitale Beleg muss in seinem ursprünglichen Format archiviert werden. Dies schließt auch die dazugehörige E-Mail mit ein, da sie den Posteingang dokumentiert.
Besondere Aufmerksamkeit erfordern elektronische Rechnungen in strukturierten Formaten (E-Rechnungen). Eine PDF-Datei allein erfüllt nicht die Kriterien einer E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung enthalten einen maschinenlesbaren Datensatz, der ebenfalls archiviert werden muss.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO
Die Abgabenordnung (AO) regelt klar, wie lange Sie welche Unterlagen aufbewahren müssen. Die Frist beginnt immer erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.
| Art der Unterlage | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen | 10 Jahre |
| Buchungsbelege (z.B. Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge) | 8 Jahre |
| Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
| Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen | 6 Jahre |
Die Rolle der Verfahrensdokumentation
Eine Verfahrensdokumentation ist das Handbuch Ihrer digitalen Buchführung. Sie beschreibt detailliert den gesamten Prozess von der Entstehung eines Belegs über dessen Erfassung, Digitalisierung, Indexierung und Verbuchung bis hin zur revisionssicheren Archivierung. Für das Finanzamt ist dieses Dokument der Beweis dafür, dass Sie einen organisierten und GoBD-konformen Prozess etabliert haben. Auch wenn es für kleine Unternehmen aufwendig erscheint, ist eine solche Dokumentation im Falle einer Betriebsprüfung von unschätzbarem Wert.
Wie qrova.io Sie bei der GoBD-konformen Archivierung unterstützt
Die Einhaltung der GoBD erfordert strukturierte Prozesse, die manuell schwer umzusetzen sind. Eine moderne Buchhaltungssoftware wie qrova.io ist darauf ausgelegt, diese Anforderungen zu erfüllen. Durch Funktionen wie die digitale Belegerfassung, die Erstellung der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) und die Synchronisation mit Ihrem Bankkonto wird der Prozess automatisiert und vereinfacht. Die Software sorgt für eine ordnungsgemäße und nachvollziehbare Speicherung Ihrer Belege. Da die Server in Deutschland stehen, werden zudem die Anforderungen der DSGVO erfüllt, was für die sichere Aufbewahrung Ihrer sensiblen Geschäftsdaten entscheidend ist.
Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Er gibt den Stand August 2026 wieder. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.
Häufige Fragen
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?
Ja, nach einem korrekt durchgeführten „ersetzenden Scan“ dürfen Originalbelege vernichtet werden. Voraussetzung ist eine Verfahrensdokumentation, die den Prozess lückenlos beschreibt und sicherstellt, dass die digitale Kopie dem Original in jeder Hinsicht entspricht und unveränderbar archiviert wird.
Was passiert, wenn ich gegen die GoBD verstoße?
Verstöße gegen die GoBD können dazu führen, dass das Finanzamt Ihre Buchführung als nicht ordnungsgemäß einstuft. Dies kann zu Hinzuschätzungen führen, bei denen das Finanzamt Ihre Besteuerungsgrundlagen schätzt, was oft zu höheren Steuernachzahlungen führt. Die Beweislast liegt dann bei Ihnen.
Muss ich E-Mails mit Rechnungen auch archivieren?
Ja, die E-Mail selbst gilt als Teil des Geschäftsvorfalls und muss zusammen mit dem Anhang, also der Rechnung, archiviert werden. Der digitale Originalzustand muss erhalten bleiben. Ein reines Abspeichern der PDF-Datei ohne die dazugehörige E-Mail ist formell nicht ausreichend.
Gilt die GoBD auch für Kleinunternehmer?
Ja, die GoBD gilt für alle Unternehmer in Deutschland, unabhängig von der Unternehmensgröße oder der Anwendung der Kleinunternehmerregelung. Sobald Sie zur Führung von steuerlichen Aufzeichnungen verpflichtet sind, müssen diese den Grundsätzen der GoBD entsprechen, was auch die Einnahmenüberschussrechnung betrifft.
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SKR03/SKR04, Bank-Sync und Belegablage in einer Oberfläche.
