Die entscheidende Grenze für einen Bewirtungsbeleg liegt auch 2026 bei 250 Euro (brutto). Bis zu diesem Betrag gilt der Beleg als Kleinbetragsrechnung mit vereinfachten Pflichtangaben. Unabhängig von der Rechnungshöhe sind jedoch immer nur 70 % der angemessenen Kosten als Betriebsausgabe absetzbar, während die restlichen 30 % nicht abzugsfähig sind. Der Vorsteuerabzug bleibt von dieser Regelung unberührt.
Was ist ein Bewirtungsbeleg und warum ist er wichtig?
Ein Bewirtungsbeleg ist der Nachweis für Ausgaben, die Ihnen im Rahmen einer geschäftlichen Bewirtung von Geschäftspartnern entstehen. Dazu zählen beispielsweise Geschäftsessen in einem Restaurant, um neue Projekte zu besprechen, Geschäftsbeziehungen zu pflegen oder Verträge anzubahnen. Für Solo-Selbstständige und Kleinunternehmer ist die korrekte Handhabung dieser Belege essenziell, um sie als Betriebsausgaben geltend machen und so die Steuerlast senken zu können.
Das Finanzamt prüft Bewirtungskosten besonders genau, da die Abgrenzung zu privaten Ausgaben oft schwierig ist. Ein lückenloser und korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg ist daher die Grundvoraussetzung für die steuerliche Anerkennung. Ohne diesen Nachweis werden die Ausgaben als private Lebenshaltungskosten eingestuft und sind steuerlich nicht relevant.
Die 250-Euro-Grenze: Kleinbetragsrechnung bei Bewirtung
Die wichtigste formale Vereinfachung bei Bewirtungsbelegen ergibt sich aus der Regelung zur Kleinbetragsrechnung gemäß § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV). Liegt der Gesamtbetrag der Rechnung inklusive Umsatzsteuer bei maximal 250 Euro, sind die Anforderungen an den Beleg, den das Restaurant ausstellt, deutlich geringer.
Die folgende Tabelle zeigt die Unterschiede bei den Pflichtangaben auf dem maschinell erstellten Kassenbon oder der Rechnung des Gastwirts:
| Pflichtangabe auf dem Beleg | Bewirtungsbeleg bis 250 € (brutto) | Bewirtungsbeleg über 250 € (brutto) |
|---|---|---|
| Vollständiger Name und Anschrift des Restaurants | Erforderlich | Erforderlich |
| Ausstellungsdatum | Erforderlich | Erforderlich |
| Menge und Art der Leistung (z.B. „3x Hauptgericht, 4x Getränk“) | Erforderlich | Erforderlich |
| Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe | Erforderlich | Nicht ausreichend |
| Anzuwendender Steuersatz (z.B. 19 % oder 7 %) | Erforderlich | Erforderlich |
| Vollständiger Name und Anschrift des bewirtenden Unternehmers (Ihr Name/Firma) | Nicht erforderlich | Erforderlich |
| Steuernummer oder USt-IdNr. des Restaurants | Nicht erforderlich | Erforderlich |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Nicht erforderlich | Erforderlich |
| Nach Steuersätzen und -beträgen aufgeschlüsseltes Entgelt | Nicht erforderlich | Erforderlich |
Zusätzliche Angaben für den Betriebsausgabenabzug
Wichtig: Die Vereinfachung zur Kleinbetragsrechnung betrifft nur die Angaben, die das Restaurant auf dem Beleg machen muss. Für Sie als bewirtender Unternehmer bleiben zusätzliche Nachweispflichten für das Finanzamt bestehen, unabhängig davon, ob die Rechnung über oder unter 250 Euro liegt. Sie müssen den Beleg handschriftlich oder digital um folgende Informationen ergänzen:
- Anlass der Bewirtung: Seien Sie hier präzise. Statt „Geschäftsessen“ schreiben Sie besser „Besprechung Projekt X“ oder „Vertragsanbahnung mit Firma Y“.
- Namen der bewirteten Personen: Listen Sie alle Teilnehmer, einschließlich sich selbst, namentlich auf.
- Ihre Unterschrift: Sie bestätigen mit Ihrer Unterschrift die Richtigkeit der Angaben.
Diese Ergänzungen müssen zeitnah erfolgen, um die Glaubwürdigkeit gegenüber dem Finanzamt zu wahren.
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Wie werden Bewirtungskosten steuerlich behandelt?
Die steuerliche Behandlung von Bewirtungskosten ist im Einkommensteuergesetz (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG) klar geregelt. Von den angemessenen Aufwendungen können Sie 70 % als Betriebsausgabe absetzen. Die restlichen 30 % sind nicht abzugsfähig und gelten als Kosten der privaten Lebensführung.
Beispielrechnung für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer
Angenommen, Ihre Restaurantrechnung beträgt 119 Euro (inklusive 19 Euro Umsatzsteuer).
- Vorsteuer ziehen: Als vorsteuerabzugsberechtigter Unternehmer können Sie die gesamten 19 Euro Vorsteuer vom Finanzamt zurückfordern.
- Betriebsausgaben berechnen: Die Bemessungsgrundlage für den Betriebsausgabenabzug ist der Nettobetrag, also 100 Euro.
- 70/30-Aufteilung: Davon sind 70 % (70 Euro) als Betriebsausgabe abziehbar. Die restlichen 30 % (30 Euro) sind nicht abzugsfähig.
Beispielrechnung für Kleinunternehmer
Nutzen Sie die Kleinunternehmerregelung, sind Sie nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Die Berechnungsgrundlage ist daher der Bruttobetrag der Rechnung.
- Kein Vorsteuerabzug: Die 19 Euro Umsatzsteuer können nicht geltend gemacht werden.
- Betriebsausgaben berechnen: Die Bemessungsgrundlage ist der Bruttobetrag, also 119 Euro.
- 70/30-Aufteilung: Davon sind 70 % (83,30 Euro) als Betriebsausgabe in Ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung absetzbar. Die restlichen 30 % (35,70 Euro) sind nicht abzugsfähig.
Häufige Fehler beim Bewirtungsbeleg und wie Sie sie vermeiden
Im hektischen Unternehmeralltag können leicht Fehler passieren, die das Finanzamt bei einer Prüfung beanstanden kann. Achten Sie besonders auf folgende Punkte:
- Unvollständige Angaben: Ein fehlender Anlass oder eine unvollständige Teilnehmerliste führen fast immer zur Aberkennung der Kosten.
- Unklare Abgrenzung: Reine Privatessen mit Freunden oder Familie dürfen nicht als geschäftliche Bewirtung deklariert werden. Der geschäftliche Charakter muss klar im Vordergrund stehen.
- Fehlende Maschinenlesbarkeit: Handschriftliche Quittungen werden in der Regel nicht akzeptiert. Der Beleg muss von einer elektronischen Registrierkasse stammen.
- Unangemessene Höhe: Die Kosten müssen in einem angemessenen Verhältnis zum Anlass stehen. Ein luxuriöses Dinner für mehrere hundert Euro zur Besprechung eines Kleinstauftrags könnte als unangemessen gewertet werden.
Digitale Erfassung von Bewirtungsbelegen mit qrova
Um Fehler zu vermeiden und den Überblick zu behalten, empfiehlt sich eine digitale Verwaltung Ihrer Belege. Mit einer Buchhaltungssoftware wie qrova können Sie Bewirtungsbelege direkt nach dem Geschäftsessen mit dem Smartphone scannen und digitalisieren. Die Software hilft Ihnen, alle notwendigen Informationen wie Anlass und Teilnehmer direkt am digitalen Beleg zu vermerken.
Dies stellt nicht nur die Lesbarkeit sicher, sondern erleichtert auch die korrekte Verbuchung auf den richtigen Konten (z.B. nach SKR03 oder SKR04). Zudem erfüllen Sie so die Anforderungen an eine GoBD-konforme Archivierung. Denken Sie daran, dass Bewirtungsbelege als Buchungsbelege einer Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren unterliegen. Ein digitales Archiv schützt Sie vor dem Verlust oder Verblassen von Papierbelegen.
Abgrenzung: Bewirtung vs. Geschenke
Es ist wichtig, Bewirtungskosten von Geschenken an Geschäftspartner abzugrenzen, da hier andere steuerliche Regeln gelten. Eine Bewirtung findet statt, wenn Speisen und Getränke vor Ort konsumiert werden. Überreichen Sie einem Geschäftspartner hingegen eine Flasche Wein als Präsent, handelt es sich um ein Geschenk. Solche Geschenke sind nur bis zu einem Wert von 50 Euro pro Empfänger und Wirtschaftsjahr als Betriebsausgabe absetzbar.
Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Er gibt den Stand August 2026 wieder. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.
Häufige Fragen
Was ist die genaue Bewirtungsbeleg Grenze 2026?
Die Grenze für vereinfachte Angaben auf dem Beleg liegt bei 250 Euro brutto. Bis zu diesem Betrag gilt er als Kleinbetragsrechnung. Davon unabhängig sind die Bewirtungskosten selbst immer nur zu 70 % als Betriebsausgabe abziehbar. Diese prozentuale Abzugsgrenze gilt für jeden geschäftlichen Bewirtungsbeleg, egal ob über oder unter 250 Euro.
Muss ich auf einem Bewirtungsbeleg unter 250 Euro den Anlass angeben?
Ja, die Angabe des Anlasses und der bewirteten Personen ist für den Betriebsausgabenabzug immer erforderlich. Die 250-Euro-Grenze erleichtert nur die Pflichtangaben des Restaurants (z.B. kein Empfängername nötig), entbindet Sie als Gastgeber aber nicht von den zusätzlichen Nachweispflichten für das Finanzamt.
Kann ich als Kleinunternehmer Bewirtungskosten absetzen?
Ja, auch als Kleinunternehmer können Sie geschäftliche Bewirtungskosten zu 70 % als Betriebsausgabe in Ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ansetzen. Da Sie nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind, gilt der Bruttobetrag der Rechnung als Basis für die 70/30-Aufteilung. Ein Vorsteuerabzug ist für Sie nicht möglich.
Wie lange muss ich Bewirtungsbelege aufbewahren?
Bewirtungsbelege gelten als Buchungsbelege. Gemäß Abgabenordnung (§ 147 AO) müssen Sie diese für eine Dauer von 8 Jahren aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg ausgestellt wurde. Eine digitale, GoBD-konforme Archivierung ist dabei zulässig und empfehlenswert.
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