Um ein Geschäftsessen steuerlich geltend zu machen, müssen Sie einen Bewirtungsbeleg korrekt ausfüllen. Wesentlich sind der konkrete geschäftliche Anlass, die vollständigen Namen aller Teilnehmer, das Datum, der Ort und die Höhe der Aufwendungen. Nur ein lückenloser und nachvollziehbar ausgefüllter Beleg wird vom Finanzamt anerkannt, damit Sie 70 % der Kosten als Betriebsausgabe absetzen können.
Was ist ein Bewirtungsbeleg?
Ein Bewirtungsbeleg ist ein Nachweis über die Kosten, die bei der Bewirtung von Geschäftspartnern aus geschäftlichem Anlass entstehen. Er ist die Grundlage dafür, dass diese Ausgaben vom Finanzamt als Betriebsausgaben anerkannt werden. Der Beleg besteht in der Regel aus zwei Teilen: der maschinell erstellten Rechnung des Gastronomiebetriebs und einem zusätzlichen Formular oder einem Bereich auf der Rechnungsrückseite, auf dem die gesetzlich geforderten Zusatzangaben gemacht werden.
Ohne diesen vollständig und korrekt ausgefüllten Nachweis ist ein steuerlicher Abzug der Kosten nicht möglich. Das Finanzamt prüft hier sehr genau, ob alle formellen Anforderungen erfüllt sind. Eine einfache Quittung oder der Kassenbon allein reichen nicht aus.
Die Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg: Eine Checkliste
Damit Ihre Bewirtungskosten steuerlich absetzbar sind, müssen auf dem Beleg zwingend bestimmte Informationen enthalten sein. Diese Angaben müssen zeitnah nach der Bewirtung gemacht werden, um ihre Glaubwürdigkeit zu gewährleisten. Die folgende Liste fasst alle Pflichtangaben zusammen.
- Ort und Datum: Der genaue Ort (Name und Anschrift des Restaurants) und das Datum der Bewirtung müssen klar ersichtlich sein. Diese Angaben finden sich üblicherweise auf der maschinellen Rechnung.
- Gastgeber: Ihr eigener Name als bewirtende Person muss vermerkt sein.
- Teilnehmende Personen: Die Namen aller an der Bewirtung teilnehmenden Personen müssen vollständig aufgelistet werden. Es genügt nicht, nur die Firma oder eine Gruppenbezeichnung wie „Team Marketing“ anzugeben.
- Anlass der Bewirtung: Dies ist einer der wichtigsten Punkte. Der Anlass muss konkret und geschäftlich nachvollziehbar sein. Allgemeine Formulierungen wie „Geschäftsessen“ oder „Besprechung“ sind unzureichend. Besser sind präzise Angaben wie „Besprechung des Angebots für Projekt X“ oder „Vertragsverhandlung mit Firma Y“.
- Höhe der Aufwendungen: Die Kosten müssen detailliert aufgeschlüsselt sein. Die beigefügte Restaurantrechnung muss die konsumierten Speisen und Getränke einzeln auflisten. Das Trinkgeld sollte separat ausgewiesen werden.
- Maschinelle Restaurantrechnung: Der Bewirtungsbeleg muss immer zusammen mit der originalen, maschinell erstellten und registrierten Rechnung des Restaurants aufbewahrt werden. Eine handschriftliche Quittung wird nicht akzeptiert.
- Unterschrift: Als Gastgeber müssen Sie den Bewirtungsbeleg unterschreiben.
Anforderungen an die Restaurantrechnung
Die beigefügte Rechnung des Restaurants unterliegt ebenfalls formellen Kriterien. Handelt es sich um eine Rechnung bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro brutto, genügt eine Kleinbetragsrechnung. Diese muss den Namen und die Anschrift des Restaurants, das Ausstellungsdatum, die Art und Menge der Produkte sowie den Bruttobetrag und den anzuwendenden Steuersatz enthalten. Bei Rechnungen über 250 Euro ist eine vollständige Rechnung nach § 14 UStG erforderlich, die zusätzlich Ihre Anschrift als Leistungsempfänger ausweist.
Rechnungen und Belege ohne Tabellenchaos
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Schritt-für-Schritt: Einen Bewirtungsbeleg ausfüllen (Muster)
Das korrekte Ausfüllen ist unkompliziert, wenn Sie die einzelnen Schritte beachten. Nutzen Sie am besten Vordrucke oder die Rückseite der Rechnung, falls diese entsprechend gestaltet ist.
- Rechnung prüfen: Kontrollieren Sie direkt im Restaurant, ob Sie eine maschinell erstellte Rechnung mit allen notwendigen Angaben erhalten haben. Bitten Sie gegebenenfalls um eine korrigierte oder detailliertere Rechnung.
- Trinkgeld quittieren lassen: Wenn Sie Trinkgeld geben, lassen Sie sich den Betrag vom Servicepersonal auf der Rechnung handschriftlich bestätigen oder vermerken Sie es selbst und der Kellner quittiert es mit seiner Unterschrift. Alternativ kann es auch als separater Posten auf der Rechnung ausgewiesen werden.
- Zusatzangaben eintragen: Füllen Sie die Felder für den Anlass und die Teilnehmer direkt nach dem Essen aus, solange die Details noch frisch im Gedächtnis sind. Seien Sie hier so präzise wie möglich.
- Unterschreiben: Setzen Sie Ihre Unterschrift als Gastgeber auf den Beleg.
- Archivieren: Heften Sie den ausgefüllten Bewirtungsbeleg und die Originalrechnung zusammen ab und archivieren Sie beides sicher für Ihre Buchhaltung.
Muster für die Zusatzangaben:
Anlass der Bewirtung: Abschlussgespräch zum Marketing-Konzept Q4/2026
Teilnehmende Personen:
- Max Mustermann (Gastgeber, qrova.io)
- Erika Schmidt (Kundin, Beispiel GmbH)
- Klaus Meier (Kunde, Beispiel GmbH)
Datum: 19.08.2026
Ort: Restaurant La Trattoria, Musterstraße 1, 10115 Berlin
Betrag (laut Rechnung): 125,50 EUR
Trinkgeld: 10,00 EUR
Gesamtbetrag: 135,50 EUR
(Unterschrift Max Mustermann)
Die steuerliche Behandlung von Bewirtungskosten
Die korrekte Erfassung ist entscheidend für den steuerlichen Abzug. Gemäß § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG gelten für geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten klare Regeln:
- 70 % abziehbar: Sie können 70 Prozent der angemessenen Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben absetzen. Diese mindern Ihren zu versteuernden Gewinn.
- 30 % nicht abziehbar: Die restlichen 30 Prozent der Kosten sind nicht abzugsfähig und gelten als private Lebenshaltungskosten.
- 100 % Vorsteuerabzug: Sofern Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind und nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen, können Sie die gesamte in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer (100 %) als Vorsteuer geltend machen. Der nicht abziehbare 30-%-Anteil bezieht sich nur auf die Nettokosten.
Digitale Erfassung von Bewirtungsbelegen
Moderne Buchhaltungsprogramme wie qrova.io vereinfachen die Verwaltung von Bewirtungsbelegen erheblich. Anstatt Papierbelege zu sammeln, können Sie die Rechnung und den ausgefüllten Bewirtungsnachweis einfach mit dem Smartphone scannen. Die Software hilft Ihnen, alle Pflichtangaben digital zu erfassen und ordnet den Beleg direkt der richtigen Buchungskategorie zu. Dies stellt eine GoBD-konforme Archivierung sicher und spart wertvolle Zeit bei der Erstellung Ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).
Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Er gibt den Stand August 2026 wieder. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.
Häufige Fragen
Was gilt als konkreter geschäftlicher Anlass für eine Bewirtung?
Ein konkreter geschäftlicher Anlass beschreibt genau, worüber gesprochen wurde. Statt „Geschäftsessen“ schreiben Sie zum Beispiel „Planung des Webseiten-Relaunchs“ oder „Verhandlung über Liefervertrag Nr. 4711“. Je spezifischer die Angabe, desto eher wird sie vom Finanzamt als nachvollziehbar und geschäftlich veranlasst anerkannt. Allgemeine Formulierungen sind ein häufiger Grund für die Aberkennung der Kosten.
Muss das Trinkgeld auf dem Bewirtungsbeleg vermerkt werden?
Ja, damit auch das Trinkgeld steuerlich absetzbar ist, muss es dokumentiert werden. Am besten lassen Sie es sich direkt vom Servicepersonal auf der maschinellen Rechnung quittieren. Alternativ können Sie den Betrag selbst auf dem Beleg vermerken und vom Kellner gegenzeichnen lassen. Ohne einen solchen Nachweis wird das Finanzamt das Trinkgeld nicht als Teil der Bewirtungskosten anerkennen.
Was passiert, wenn der Bewirtungsbeleg unvollständig ist?
Ein unvollständiger oder fehlerhafter Bewirtungsbeleg führt in der Regel dazu, dass das Finanzamt den Abzug der Kosten als Betriebsausgabe komplett verweigert. Fehlen beispielsweise der konkrete Anlass oder die Namen der Teilnehmer, ist die geschäftliche Veranlassung nicht zweifelsfrei nachgewiesen. Daher ist es essenziell, alle Pflichtangaben sorgfältig und zeitnah auszufüllen, um den steuerlichen Vorteil nicht zu verlieren.
Kann ich einen Eigenbeleg für eine Bewirtung erstellen?
Nein, für Bewirtungsaufwendungen ist ein Eigenbeleg grundsätzlich nicht ausreichend. Das Gesetz verlangt eine maschinell erstellte Rechnung des Gastronomiebetriebs als Basisnachweis. Ein Eigenbeleg kann allenfalls als Ergänzung dienen, um zum Beispiel ein verloren gegangenes Formular für die Zusatzangaben zu ersetzen, aber er ersetzt niemals die Originalrechnung des Restaurants. Ohne diese ist kein Abzug möglich.
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