Als Selbstständiger können Sie betrieblich veranlasste Fahrtkosten in Ihrer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) als Betriebsausgaben geltend machen. Ihnen stehen zwei Methoden zur Wahl: die Abrechnung über eine gesetzliche Kilometerpauschale oder der Ansatz der tatsächlichen, nachgewiesenen Fahrzeugkosten. Die richtige Wahl kann Ihre Steuerlast spürbar senken.
Was sind Fahrtkosten im steuerlichen Sinne?
Fahrtkosten umfassen alle Aufwendungen, die durch die Nutzung eines Fahrzeugs für betriebliche Zwecke entstehen. Für Solo-Selbstständige und Kleinunternehmer, die ihren Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, ist es entscheidend, diese Kosten korrekt zu erfassen. Eine betriebliche Veranlassung liegt vor, wenn die Fahrt direkt mit Ihrer selbstständigen Tätigkeit zusammenhängt.
Typische Beispiele für betriebliche Fahrten sind:
- Fahrten zu Kundenterminen oder zur Akquise
- Besuche bei Lieferanten oder Geschäftspartnern
- Fahrten zu Fortbildungen oder Messen
- Materialeinkäufe oder Postwege für das Unternehmen
- Fahrten zu einem anderen, vorübergehenden Einsatzort
Wichtige Abgrenzung: Die täglichen Fahrten zwischen Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte (dem festen Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit) zählen nicht zu den betrieblichen Fahrtkosten in der EÜR. Diese können Sie als Werbungskosten oder Sonderausgaben in Ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung über die Entfernungspauschale geltend machen.
Methode 1: Die Kilometerpauschale (Pauschale Abrechnung)
Die Kilometerpauschale ist die einfachste Methode, um Fahrtkosten mit dem eigenen Privatfahrzeug abzurechnen. Statt jeden einzelnen Beleg für Benzin, Versicherung oder Reparaturen zu sammeln, multiplizieren Sie die Anzahl der betrieblich gefahrenen Kilometer mit einem gesetzlich festgelegten Pauschalsatz. Dieser Pauschalbetrag soll alle typischen Fahrzeugkosten abdecken.
Was deckt die Pauschale ab?
Mit der Kilometerpauschale sind folgende Kosten abgegolten:
- Abschreibung (Wertverlust des Fahrzeugs)
- Kraftstoffkosten
- Kfz-Versicherung und Kfz-Steuer
- Wartungs- und Reparaturkosten
- Kosten für Reifen, Ölwechsel etc.
Kosten, die nicht von der Pauschale abgedeckt sind, können Sie zusätzlich ansetzen. Dazu gehören beispielsweise Parkgebühren auf Geschäftsreisen, Mautgebühren oder Unfallkosten, die während einer betrieblichen Fahrt entstehen.
Nachweispflicht bei der Pauschale
Auch bei dieser vereinfachten Methode müssen Sie dem Finanzamt gegenüber nachweisen können, welche Fahrten betrieblich waren. Führen Sie daher Aufzeichnungen über jede Fahrt mit Datum, Reiseziel, Zweck der Reise und den gefahrenen Kilometern. Ein einfaches Fahrtenbuch oder eine Excel-Tabelle sind hierfür geeignete Mittel.
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Methode 2: Abrechnung der tatsächlichen Kosten
Die Alternative zur Pauschale ist der Ansatz der tatsächlich angefallenen Fahrzeugkosten. Diese Methode ist aufwendiger, kann sich aber insbesondere bei teuren oder wartungsintensiven Fahrzeugen mit einem hohen betrieblichen Nutzungsanteil lohnen.
Ermittlung des betrieblichen Anteils
Um die tatsächlichen Kosten geltend zu machen, müssen Sie zunächst alle Kosten für das Fahrzeug über das gesamte Jahr sammeln. Anschließend ermitteln Sie den prozentualen Anteil der betrieblichen Nutzung. Die sicherste Methode hierfür ist das Führen eines lückenlosen Fahrtenbuchs, in dem Sie alle privaten und geschäftlichen Fahrten dokumentieren.
Beispielrechnung:
- Gesamtkosten ermitteln: Sie sammeln alle Belege des Jahres. Angenommen, es fallen 4.000 € für Kraftstoff, 800 € für Versicherung, 200 € für Steuern und 1.000 € für Reparaturen an. Zudem wird eine jährliche Abschreibung von 2.500 € angesetzt. Die Gesamtkosten betragen 8.500 €.
- Nutzungsanteil bestimmen: Laut Fahrtenbuch sind Sie im Jahr 20.000 km gefahren, davon 15.000 km betrieblich. Der betriebliche Nutzungsanteil beträgt also 75 % (15.000 km / 20.000 km).
- Abziehbare Betriebsausgaben berechnen: Sie können 75 % der Gesamtkosten als Betriebsausgaben ansetzen. Das sind 6.375 € (8.500 € * 0,75).
Vergleich: Kilometerpauschale vs. tatsächliche Kosten
Welche Methode für Sie vorteilhafter ist, hängt von mehreren Faktoren ab. Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über die Vor- und Nachteile.
| Kriterium | Kilometerpauschale | Tatsächliche Kosten |
|---|---|---|
| Administrativer Aufwand | Gering. Nur die betrieblichen Kilometer müssen dokumentiert werden. | Hoch. Alle Fahrzeugbelege müssen gesammelt und ein Fahrtenbuch geführt werden. |
| Abgedeckte Kosten | Deckt alle typischen Betriebskosten pauschal ab. | Alle nachgewiesenen Kosten werden anteilig berücksichtigt. |
| Wann lohnt es sich? | Bei älteren, bereits abgeschriebenen Fahrzeugen. Bei günstigen, sparsamen Autos. Wenn der Verwaltungsaufwand minimiert werden soll. | Bei neuen oder teuren Fahrzeugen mit hoher Abschreibung. Bei wartungsintensiven Autos. Bei sehr hohem betrieblichen Nutzungsanteil. |
| Flexibilität | Einfach und unkompliziert. | Ermöglicht eine exakte, oft höhere Absetzung der Kosten. |
Sonderfall: Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand
Fahrtkosten sind oft nur ein Teil der gesamten Reisekosten. Wenn Sie für Ihre selbstständige Tätigkeit auswärtig tätig sind, können Sie weitere Aufwendungen als Betriebsausgaben absetzen. Dazu gehört der Verpflegungsmehraufwand. Die Höhe der Pauschalen richtet sich nach der Dauer Ihrer Abwesenheit von Ihrer Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte.
- Mehr als 8 Stunden Abwesenheit: 14 EUR
- An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen: jeweils 14 EUR
- Ganze Tage (24 Stunden Abwesenheit): 28 EUR
Auch Übernachtungskosten können Sie in voller Höhe als Betriebsausgabe ansetzen, sofern Sie die Belege aufbewahren.
Fahrtkosten in der EÜR korrekt erfassen
Unabhängig von der gewählten Methode müssen die Fahrtkosten in der Anlage EÜR eingetragen werden. Die Kilometerpauschale wird üblicherweise unter „Pauschalen für Sachentnahmen und sonstige Pauschalen“ oder als „übrige unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben“ erfasst. Die tatsächlichen Kfz-Kosten werden auf die dafür vorgesehenen Felder (z.B. für Leasing, Kraftstoff, Versicherungen, Abschreibung) aufgeteilt.
Eine moderne Buchhaltungssoftware wie qrova.io kann Ihnen dabei helfen, alle Belege digital zu erfassen und den Überblick zu behalten. Durch die korrekte Zuordnung der Ausgaben stellen Sie sicher, dass Ihre Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) korrekt ist und Sie alle steuerlichen Vorteile nutzen.
Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Er gibt den Stand August 2026 wieder. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.
Häufige Fragen
Kann ich den Weg zur Arbeit in der EÜR als Fahrtkosten absetzen?
Nein, die Fahrten zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte gelten nicht als Betriebsausgaben in der EÜR. Diese können Sie stattdessen über die Entfernungspauschale in Ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Nur Fahrten zu Kunden, Lieferanten oder anderen betrieblichen Zielen sind als Fahrtkosten in der Einnahmenüberschussrechnung absetzbar.
Was ist besser: Kilometerpauschale oder tatsächliche Kosten?
Das hängt von Ihrem Fahrzeug und dem Verwaltungsaufwand ab. Die Kilometerpauschale ist einfacher, lohnt sich aber oft nur bei günstigeren, wertstabilen Fahrzeugen. Die Methode der tatsächlichen Kosten ist aufwendiger, kann sich aber bei teuren oder wartungsintensiven Autos mit hohem Geschäftsanteil steuerlich mehr auszahlen. Eine individuelle Berechnung ist empfehlenswert.
Muss ich für die Kilometerpauschale ein Fahrtenbuch führen?
Ein lückenloses Fahrtenbuch ist für die Kilometerpauschale nicht zwingend vorgeschrieben, aber Sie müssen die betrieblichen Fahrten glaubhaft nachweisen können. Führen Sie Aufzeichnungen über Anlass, Ziel und gefahrene Kilometer jeder Geschäftsfahrt. Ein Fahrtenbuch ist die sicherste Methode, um den Nachweis gegenüber dem Finanzamt zu erbringen.
Welche Kosten deckt die Kilometerpauschale ab?
Die Kilometerpauschale deckt alle typischen Fahrzeugkosten ab. Dazu gehören die Abschreibung (Wertverlust), Kraftstoff, Versicherung, Kfz-Steuer sowie Wartungs- und Reparaturkosten. Nicht abgedeckt sind außergewöhnliche Kosten wie Unfallkosten oder Parkgebühren während einer Geschäftsreise, diese können Sie zusätzlich als Betriebsausgabe ansetzen.
