Eine Rechnung für eine innergemeinschaftliche Lieferung stellen Sie aus, wenn Sie als Unternehmer Waren an ein anderes Unternehmen im EU-Ausland verkaufen. Diese Lieferung ist unter bestimmten Voraussetzungen von der deutschen Umsatzsteuer befreit. Entscheidend sind die gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) beider Geschäftspartner, der Nachweis des Warentransports ins EU-Ausland und der zwingende Hinweis auf die Steuerbefreiung auf der Rechnung.
Was ist eine innergemeinschaftliche Lieferung?
Verkaufen Sie als deutsches Unternehmen Waren an ein Unternehmen in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union, spricht man von einer innergemeinschaftlichen Lieferung. Dieser Vorgang ist im Umsatzsteuergesetz speziell geregelt. Das Besondere daran: Unter bestimmten Voraussetzungen ist diese Lieferung in Deutschland von der Umsatzsteuer befreit. Für den Käufer im EU-Ausland handelt es sich um einen „innergemeinschaftlichen Erwerb“, den er in seinem Land versteuern muss. Dieses Prinzip soll den Warenverkehr im EU-Binnenmarkt vereinfachen und eine Doppelbesteuerung vermeiden.
Voraussetzungen für die Steuerbefreiung
Damit Ihre Lieferung tatsächlich umsatzsteuerfrei ist, müssen mehrere Bedingungen lückenlos erfüllt sein. Das Finanzamt prüft diese Voraussetzungen bei einer Betriebsprüfung sehr genau. Fehlt auch nur ein Nachweis, kann es zur Nachforderung der Umsatzsteuer kommen. Achten Sie daher sorgfältig auf die folgenden Punkte.
1. Unternehmerische Eigenschaft beider Parteien
Die Regelung gilt ausschließlich für Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B). Sowohl Sie als Lieferant als auch Ihr Kunde im EU-Ausland müssen Unternehmer sein. Ein Verkauf an eine Privatperson im EU-Ausland ist keine innergemeinschaftliche Lieferung, sondern ein sogenannter Fernverkauf, für den andere umsatzsteuerliche Regeln gelten.
2. Gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNr.)
Dies ist einer der kritischsten Punkte. Sie müssen über eine gültige deutsche USt-IdNr. verfügen und diese auf der Rechnung angeben. Ebenso muss Ihr Kunde Ihnen seine gültige, im Bestimmungsland ausgestellte USt-IdNr. mitteilen. Es reicht nicht, die Nummer nur zu erfragen. Sie sind verpflichtet, die Gültigkeit der ausländischen USt-IdNr. zu prüfen. Dies können Sie über das Bestätigungsverfahren des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) tun. Führen Sie diese Prüfung unbedingt vor der Lieferung durch und dokumentieren Sie das Ergebnis.
3. Nachweis der Warenbewegung
Sie müssen belegen können, dass die Ware Deutschland tatsächlich verlassen hat und im anderen EU-Mitgliedstaat angekommen ist. Dieser Nachweis wird als Gelangensbestätigung bezeichnet. Alternativ können auch andere Belege dienen, wie Frachtbriefe, Spediteur-Bescheinigungen oder Tracking-Protokolle von Kurierdiensten. Ohne einen schlüssigen Nachweis über den Grenzübertritt der Ware wird das Finanzamt die Steuerbefreiung nicht anerkennen.
Rechnungen und Belege ohne Tabellenchaos
QROVA erstellt Rechnungen nach § 14 UStG, erfasst Belege und führt die EÜR – speziell für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
Pflichtangaben auf der Rechnung: Eine Checkliste
Die Rechnung für eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung muss alle allgemeinen Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten, ergänzt um einige spezifische Angaben. Eine Buchhaltungssoftware wie qrova.io hilft Ihnen dabei, Vorlagen zu nutzen, die alle notwendigen Felder bereits enthalten. Die folgende Tabelle dient Ihnen als Checkliste.
| Pflichtangabe | Erläuterung |
|---|---|
| Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers | Ihre vollständigen Unternehmensdaten. |
| Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers | Die vollständigen Daten Ihres EU-Geschäftskunden. |
| Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. | Für diese Art von Rechnung ist Ihre deutsche USt-IdNr. zwingend erforderlich. |
| USt-IdNr. des Leistungsempfängers | Die geprüfte und gültige USt-IdNr. Ihres Kunden aus dem EU-Ausland. |
| Ausstellungsdatum | Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wird. |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Eine einmalig vergebene, eindeutige Nummer aus Ihrem Nummernkreis. |
| Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren | Eine klare Beschreibung der verkauften Produkte. |
| Zeitpunkt der Lieferung | Das Lieferdatum oder der Liefermonat. |
| Nettoentgelt | Der Rechnungsbetrag, aufgeschlüsselt nach den einzelnen Posten. Es wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. |
| Hinweis auf Steuerbefreiung | Ein unmissverständlicher Vermerk, z.B. „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“ oder ein Verweis auf die entsprechende EU-Richtlinie. |
Sonderfall: Kleinunternehmer und innergemeinschaftliche Lieferungen
Wenn Sie Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind, weisen Sie auf Ihren Rechnungen ohnehin keine Umsatzsteuer aus. Das gilt auch für Lieferungen ins EU-Ausland. In diesem Fall handelt es sich bei Ihrer Lieferung technisch gesehen nicht um eine „steuerfreie“ Lieferung, da Ihre Umsätze grundsätzlich von der Umsatzsteuer ausgenommen sind. Auf Ihrer Rechnung führen Sie daher keine USt-IdNr. des Kunden auf und verweisen nicht auf die Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung. Stattdessen fügen Sie den obligatorischen Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung hinzu.
Zusammenfassende Meldung (ZM)
Alle steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen müssen Sie dem Finanzamt melden. Dies geschieht über die sogenannte Zusammenfassende Meldung (ZM). In dieser Meldung führen Sie die USt-IdNr. Ihrer Kunden und die Summe der an sie getätigten Umsätze im Meldezeitraum auf. Die ZM ist in der Regel monatlich oder quartalsweise elektronisch an das Bundeszentralamt für Steuern zu übermitteln. Die fristgerechte Abgabe ist eine weitere Voraussetzung für die Steuerbefreiung.
Rechnungserstellung mit einer Buchhaltungssoftware
Die manuelle Erstellung von Rechnungen für das EU-Ausland ist fehleranfällig. Eine professionelle Softwarelösung kann hier maßgeblich unterstützen. Mit qrova.io können Sie beispielsweise spezifische Rechnungsvorlagen für innergemeinschaftliche Lieferungen anlegen. Das System stellt sicher, dass alle notwendigen Felder, wie die USt-IdNr. des Empfängers und der Hinweis auf die Steuerbefreiung, vorhanden sind. Dies minimiert das Risiko von Formfehlern und späteren Nachfragen des Finanzamts. Funktionen wie die zentrale Belegerfassung und die Vorbereitung der Einnahmenüberschussrechnung erleichtern zudem die Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern.
Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Er gibt den Stand August 2026 wieder. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn die USt-IdNr. des Kunden ungültig ist?
Ist die USt-IdNr. Ihres Kunden ungültig oder fehlt sie, sind die Voraussetzungen für die Steuerbefreiung nicht erfüllt. Das Finanzamt wird die Lieferung dann als steuerpflichtig in Deutschland behandeln. Sie müssen die deutsche Umsatzsteuer auf den Verkauf abführen, können diese aber oft nicht vom Kunden nachfordern. Eine qualifizierte Prüfung der Nummer vorab ist daher unerlässlich.
Gilt die Regelung für innergemeinschaftliche Lieferungen auch für Dienstleistungen?
Nein, die hier beschriebenen Regeln gelten explizit für die Lieferung von Waren. Für Dienstleistungen, die Sie für Unternehmen im EU-Ausland erbringen, gilt in der Regel das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren. Dabei verlagert sich die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger. Die Rechnungsanforderungen hierfür sind abweichend.
Was ist eine Gelangensbestätigung und ist sie immer notwendig?
Die Gelangensbestätigung ist der primäre Beleg, mit dem Ihr Kunde schriftlich bestätigt, die Ware erhalten zu haben. Sie ist der sicherste Nachweis für das Finanzamt. Alternativ können je nach Versandart auch andere Dokumente wie CMR-Frachtbriefe, Konnossemente oder Tracking-Protokolle von Postdienstleistern als Nachweis anerkannt werden.
Muss ich als Kleinunternehmer eine Zusammenfassende Meldung abgeben?
Nein. Da Sie als Kleinunternehmer nach § 19 UStG keine umsatzsteuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen im Sinne des Gesetzes ausführen, müssen Sie auch keine Zusammenfassende Meldung abgeben. Ihre Lieferungen ins EU-Ausland werden wie inländische Umsätze behandelt, also ohne Umsatzsteuerausweis und mit Hinweis auf Ihre Kleinunternehmereigenschaft.
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