Ja, als Gründer dürfen Sie eine Rechnung ohne Steuernummer ausstellen, wenn Sie diese bereits beim Finanzamt beantragt, aber noch nicht erhalten haben. In diesem Fall müssen Sie auf der Rechnung vermerken, dass die Steuernummer nachgereicht wird. Für den Vorsteuerabzug Ihres Kunden ist die nachträgliche Mitteilung der Nummer jedoch zwingend erforderlich.
Warum die Steuernummer eine Pflichtangabe auf Rechnungen ist
Das Umsatzsteuergesetz (UStG) regelt in § 14 Abs. 4 detailliert, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, um zum Vorsteuerabzug zu berechtigen. Einer dieser zentralen Bestandteile ist die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des leistenden Unternehmers. Diese Nummer dient der eindeutigen Identifizierung des Rechnungsausstellers gegenüber den Finanzbehörden und ist ein entscheidendes Merkmal für die Ordnungsmäßigkeit eines Belegs.
Fehlt diese Angabe, ist die Rechnung formell nicht korrekt. Dies hat vor allem Konsequenzen für den Rechnungsempfänger: Er kann die in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer geltend machen. Für Sie als Rechnungsersteller bedeutet eine fehlende Steuernummer zwar nicht, dass Ihr Anspruch auf Bezahlung erlischt, es kann jedoch zu Rückfragen, Zahlungsverzögerungen und Unmut beim Geschäftspartner führen.
Zu den weiteren Pflichtangaben einer vollständigen Rechnung gehören unter anderem:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Ausstellungsdatum
- Eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
- Menge und Art der Lieferung oder der sonstigen Leistung
- Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt
- Der anzuwendende Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag
Die Ausnahmesituation: Steuernummer beantragt, aber noch nicht erhalten
Gerade in der Gründungsphase stehen viele Selbstständige vor einem Dilemma: Die erste Leistung wurde erbracht, der Kunde wartet auf die Rechnung, aber das Finanzamt hat die beantragte Steuernummer noch nicht zugeteilt. Dieser Prozess kann einige Wochen in Anspruch nehmen. In dieser Zeit müssen Sie jedoch nicht untätig bleiben.
Die Finanzverwaltung und die gängige Geschäftspraxis erkennen diese Sondersituation an. Es ist allgemein akzeptiert, eine Rechnung auszustellen und auf dieser explizit zu vermerken, dass die Steuernummer beantragt wurde und nachgereicht wird. Dies signalisiert, dass Sie sich Ihrer steuerlichen Pflichten bewusst sind und den Prozess eingeleitet haben. Ihr Kunde kann die Rechnung zunächst in seiner Buchhaltung erfassen. Der Vorsteuerabzug ist für ihn allerdings erst möglich, wenn Sie ihm die Steuernummer nachgereicht haben. Dies kann formlos per E-Mail oder durch eine korrigierte Rechnung geschehen.
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Schritt-für-Schritt: So schreiben Sie eine Rechnung ohne Steuernummer
Wenn Sie sich in der Situation befinden, eine Rechnung vor Erhalt der Steuernummer ausstellen zu müssen, gehen Sie sorgfältig vor. Eine klare Kommunikation und ein strukturierter Prozess helfen, Missverständnisse zu vermeiden.
- Alle anderen Pflichtangaben korrekt erfassen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnung alle weiteren in § 14 UStG geforderten Angaben enthält. Dazu gehören Ihr Name, Ihre Anschrift, die Daten des Kunden, eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Leistungsdatum und die genaue Beschreibung der Leistung.
- Platzhalter für die Steuernummer einfügen: Lassen Sie das Feld für die Steuernummer nicht einfach leer. Fügen Sie stattdessen einen eindeutigen Vermerk ein.
- Korrekten Vermerk formulieren: Eine klare und unmissverständliche Formulierung ist entscheidend. Schreiben Sie zum Beispiel: „Steuernummer wurde beim Finanzamt beantragt und wird unverzüglich nach Erhalt nachgereicht.“
- Rechnung versenden und auf Status hinweisen: Informieren Sie Ihren Kunden idealerweise bereits im Begleitschreiben oder in der E-Mail darüber, dass die Steuernummer folgt. Das schafft Vertrauen und beugt Rückfragen vor.
- Steuernummer konsequent nachreichen: Sobald Ihnen das Finanzamt die Steuernummer mitteilt, ist es Ihre oberste Priorität, diese Information an alle Kunden weiterzugeben, die Rechnungen mit dem entsprechenden Vermerk erhalten haben. Dokumentieren Sie diesen Vorgang für Ihre eigenen Unterlagen.
Welche Alternativen zur Steuernummer gibt es?
Das Umsatzsteuergesetz nennt die Steuernummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) als gleichwertige Alternativen auf einer Rechnung. Wenn Sie also bereits über eine USt-IdNr. verfügen, weil Sie beispielsweise auch Geschäfte im EU-Ausland planen, können Sie diese anstelle der nationalen Steuernummer auf Ihren Rechnungen angeben. Die USt-IdNr. wird separat beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt und dient primär der Abwicklung von innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen.
Für rein nationale Geschäftsvorgänge ist die Angabe der Steuernummer jedoch der Regelfall. Die USt-IdNr. ist hier eine valide, aber in der Praxis seltener genutzte Alternative, falls die Steuernummer noch nicht vorliegt.
Sonderfall Kleinunternehmer: Rechnung ohne Steuernummer und ohne Umsatzsteuer?
Auch als Kleinunternehmer nach § 19 UStG benötigen Sie eine Steuernummer vom Finanzamt. Diese dient zur Bearbeitung Ihrer jährlichen Steuererklärungen. Auf Ihren Rechnungen müssen Sie diese Steuernummer ebenfalls angeben.
Der entscheidende Unterschied liegt darin, dass Sie als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen dürfen. Stattdessen sind Sie verpflichtet, auf der Rechnung einen Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung zu geben. Ein gängiger Satz lautet: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Die Voraussetzungen für den Status als Kleinunternehmer sind:
| Zeitraum | Umsatzgrenze (netto) |
|---|---|
| Vorheriges Kalenderjahr | nicht mehr als 25.000 EUR |
| Laufendes Kalenderjahr | voraussichtlich nicht mehr als 100.000 EUR |
Sollten Sie als Kleinunternehmer gründen und noch keine Steuernummer haben, gilt für Sie das gleiche Verfahren: Sie stellen die Rechnung mit dem Vermerk aus, dass die Steuernummer beantragt ist, und fügen zusätzlich den Hinweis auf § 19 UStG hinzu.
Rechnungsstellung digitalisieren und Fehler vermeiden
Die korrekte Erstellung von Rechnungen ist ein fundamentaler Baustein für eine ordnungsgemäße Buchführung. Fehler bei Pflichtangaben können nicht nur den Vorsteuerabzug Ihrer Kunden gefährden, sondern auch bei einer Betriebsprüfung zu Problemen führen. Buchhaltungssoftware wie qrova.io unterstützt Sie dabei, von Anfang an rechtssichere Dokumente zu erstellen.
Ein gutes Rechnungsprogramm stellt durch Vorlagen sicher, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Felder vorhanden sind. Es vergibt automatisch fortlaufende Rechnungsnummern und hilft bei der korrekten Darstellung von Steuersätzen. Für Kleinunternehmer kann der notwendige Hinweis auf § 19 UStG automatisch eingefügt werden. So minimieren Sie das Risiko formeller Fehler und können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, während Ihre Buchhaltung die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern erfüllt.
Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Er gibt den Stand August 2026 wieder. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.
Häufige Fragen
Darf ich eine Rechnung ohne Steuernummer ausstellen, wenn ich gerade erst gegründet habe?
Ja, das ist in der Gründungsphase eine gängige Praxis. Sie sollten auf der Rechnung vermerken, dass die Steuernummer beim Finanzamt beantragt ist und nachgereicht wird. Sobald Sie die Nummer erhalten, müssen Sie diese Ihrem Kunden umgehend mitteilen, damit dessen Vorsteuerabzug gesichert ist.
Ist eine Rechnung ohne Steuernummer für den Kunden gültig?
Die Rechnung ist zivilrechtlich gültig, der Kunde ist also zur Zahlung verpflichtet. Für den Vorsteuerabzug des Kunden ist die Angabe Ihrer Steuernummer oder USt-IdNr. jedoch zwingend erforderlich. Ohne diese Angabe kann der Kunde die gezahlte Umsatzsteuer nicht vom Finanzamt zurückfordern.
Was schreibe ich auf die Rechnung, wenn die Steuernummer fehlt?
Fügen Sie an der Stelle, wo die Steuernummer stehen würde, einen klaren Hinweis ein. Eine bewährte Formulierung lautet: „Steuernummer wurde beim Finanzamt beantragt und wird unverzüglich nach Erhalt nachgereicht.“ Dies signalisiert Professionalität und Transparenz gegenüber Ihrem Geschäftspartner.
Wie lange kann ich Rechnungen ohne Steuernummer schreiben?
Dies sollte nur eine vorübergehende Lösung für die ersten Wochen nach der Gründung sein. Sobald das Finanzamt Ihnen die Steuernummer mitgeteilt hat, sind Sie verpflichtet, diese auf allen nachfolgenden Rechnungen anzugeben. Für bereits gestellte Rechnungen müssen Sie die Nummer aktiv nachreichen.
Von der ersten Rechnung an sauber starten
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