Eine Privatentnahme ist die Überführung von Wirtschaftsgütern wie Geld, Erzeugnissen oder Leistungen aus dem Betriebsvermögen in den privaten Bereich. Bei der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) handelt es sich dabei nicht um eine Betriebsausgabe, weshalb sie den steuerlichen Gewinn nicht mindert. Eine korrekte Erfassung ist dennoch unerlässlich, insbesondere bei Sachentnahmen, die umsatzsteuerliche Konsequenzen haben können.
Was ist eine Privatentnahme?
Als Solo-Selbstständige oder Kleinunternehmer, die ihren Gewinn mittels Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, sind Sie eng mit Ihrem Unternehmen verbunden. Die Grenze zwischen betrieblichen und privaten Finanzen kann dabei manchmal verschwimmen. Eine Privatentnahme liegt immer dann vor, wenn Sie Werte aus Ihrem Unternehmen für private Zwecke nutzen. Dies mindert zwar das Betriebsvermögen, aber nicht den zu versteuernden Gewinn.
Man unterscheidet grundsätzlich drei Arten von Privatentnahmen:
- Geldentnahmen: Der häufigste Fall. Sie überweisen Geld vom Geschäfts- auf Ihr Privatkonto oder entnehmen Bargeld aus der Geschäftskasse für private Ausgaben.
- Sachentnahmen (unentgeltliche Wertabgabe): Sie nehmen ein Produkt aus Ihrem Lager (z.B. ein Buch aus Ihrer Buchhandlung) oder einen Gegenstand des Betriebsvermögens (z.B. einen Bürostuhl) für die private Nutzung.
- Nutzungsentnahmen: Sie nutzen einen betrieblichen Gegenstand auch privat. Das klassische Beispiel hierfür ist die private Nutzung des Firmenwagens.
Während Geldentnahmen buchhalterisch relativ einfach zu handhaben sind, erfordern Sachentnahmen und Nutzungsentnahmen besondere Aufmerksamkeit, vor allem im Hinblick auf die Umsatzsteuer.
Geldentnahmen korrekt erfassen
Die Entnahme von Geld für private Lebenshaltungskosten ist der Standardfall. Sie überweisen sich quasi Ihr „Unternehmerlohn“. Da Sie als Einzelunternehmer kein Gehalt im arbeitsrechtlichen Sinne beziehen, sind diese Zahlungen an sich selbst Privatentnahmen. Sie stellen keine abzugsfähige Betriebsausgabe dar.
Die Erfassung ist unkompliziert. Die Überweisung vom Geschäfts- auf das Privatkonto wird in der Buchhaltung als „Privatentnahme“ verbucht. Der Bankbeleg dient hier als Nachweis. Führen Sie eine Barkasse, müssen Sie jede Entnahme sorgfältig in Ihrem Kassenbuch mit einem Eigenbeleg dokumentieren. Eine saubere Trennung von Geschäfts- und Privatkonto ist hierbei dringend zu empfehlen, um den Überblick zu behalten und die Buchführung zu vereinfachen.
Rechnungen und Belege ohne Tabellenchaos
QROVA erstellt Rechnungen nach § 14 UStG, erfasst Belege und führt die EÜR – speziell für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
Sachentnahmen: Die unentgeltliche Wertabgabe
Komplizierter wird es bei der Entnahme von Gegenständen oder Produkten. Nehmen Sie beispielsweise einen Laptop, der zum Betriebsvermögen gehört, dauerhaft für die private Nutzung mit nach Hause, handelt es sich um eine Sachentnahme. Steuerlich wird dies als „unentgeltliche Wertabgabe“ bezeichnet.
Das Finanzamt behandelt eine solche Entnahme so, als hätten Sie den Gegenstand an sich selbst verkauft. Wenn Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind, müssen Sie auf den Wert der Entnahme Umsatzsteuer abführen. Als Bemessungsgrundlage dient in der Regel der Wiederbeschaffungswert zum Zeitpunkt der Entnahme. Für diese Entnahme müssen Sie einen Eigenbeleg erstellen, der alle relevanten Angaben enthält und als Buchungsbeleg dient.
Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG ist dieser Vorgang einfacher, da sie keine Umsatzsteuer abführen. Die Entnahme muss dennoch als nicht gewinnmindernder Vorgang dokumentiert werden.
Sonderfall: Private Nutzung des Firmenwagens
Die private Nutzung eines betrieblichen Fahrzeugs ist eine der häufigsten Nutzungsentnahmen. Der private Nutzungsanteil muss als fiktive Betriebseinnahme versteuert werden und erhöht somit den Gewinn. Für die Wertermittlung gibt es zwei Methoden: die pauschale 1-Prozent-Regelung oder die detaillierte Fahrtenbuchmethode. Die Wahl der Methode hat erhebliche Auswirkungen auf die steuerliche Belastung und sollte gut überlegt sein. Auch hier gilt: Der ermittelte Wert der Privatnutzung erhöht den Gewinn in Ihrer EÜR.
Schritt-für-Schritt: Privatentnahmen dokumentieren
Eine saubere Dokumentation ist entscheidend, um bei einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite zu sein. So gehen Sie vor:
- Beleg erstellen: Für jede Privatentnahme, die nicht durch einen Bankauszug dokumentiert ist (z.B. Bar- oder Sachentnahmen), erstellen Sie einen Eigenbeleg.
- Angaben auf dem Beleg: Der Beleg sollte das Datum, den Betrag (bei Geldentnahmen) oder die genaue Bezeichnung des Gegenstands inklusive seines Werts (bei Sachentnahmen) sowie den Vermerk „Privatentnahme“ enthalten.
- Verbuchung: Buchen Sie den Vorgang in Ihrer Buchhaltungssoftware auf dem entsprechenden Konto für Privatentnahmen. Moderne Systeme wie qrova.io bieten hierfür vordefinierte Kategorien, die sicherstellen, dass der Vorgang nicht fälschlicherweise den Gewinn mindert.
- Aufbewahrung: Archivieren Sie den Beleg GoBD-konform. Für Buchungsbelege gilt eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg erstellt wurde.
Wie qrova.io die Erfassung von Privatentnahmen vereinfacht
Die korrekte Erfassung von Privatentnahmen ist ein wichtiger Teil der Buchführung. Eine professionelle Buchhaltungssoftware wie qrova.io unterstützt Sie dabei, den Überblick zu behalten und Fehler zu vermeiden. Durch die Anbindung Ihres Geschäftskontos werden Geldentnahmen automatisch importiert und können mit wenigen Klicks als „Privatentnahme“ kategorisiert werden.
Für Sachentnahmen können Sie digitale Belege einfach erfassen und dem richtigen Buchungsvorgang zuordnen. Die Software hilft Ihnen bei der Erstellung einer korrekten Einnahmenüberschussrechnung, in der Privatentnahmen korrekt als nicht gewinnmindernd behandelt werden. So stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltung den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern entspricht und Sie Ihre steuerlichen Pflichten erfüllen.
Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Er gibt den Stand August 2026 wieder. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.
Häufige Fragen
Wirkt sich eine Privatentnahme auf meinen Gewinn aus?
Nein, eine Privatentnahme ist keine Betriebsausgabe und mindert daher nicht den steuerlichen Gewinn in Ihrer Einnahmenüberschussrechnung. Bei Sachentnahmen kann jedoch Umsatzsteuer anfallen, die an das Finanzamt abgeführt werden muss. Der Wert der privaten Nutzung eines Firmenwagens erhöht den Gewinn sogar.
Muss ich für eine Sachentnahme eine Rechnung an mich selbst schreiben?
Nein, eine formale Rechnung ist nicht erforderlich. Sie müssen jedoch einen Eigenbeleg erstellen, der als Nachweis für die Buchhaltung dient. Dieser Beleg sollte den entnommenen Gegenstand, seinen Wert zum Zeitpunkt der Entnahme, das Datum und gegebenenfalls die darauf entfallende Umsatzsteuer dokumentieren.
Was passiert, wenn ich eine Privatentnahme nicht erfasse?
Nicht erfasste Geldentnahmen führen zu Differenzen in Ihrem Kassen- oder Bankbestand und einer fehlerhaften Buchführung. Bei nicht deklarierten Sachentnahmen, auf die Umsatzsteuer fällig wäre, kann dies bei einer Prüfung als Steuerhinterziehung gewertet werden, was zu Nachzahlungen und Strafen führen kann.
Ist mein Unternehmerlohn eine Privatentnahme?
Ja, als Einzelunternehmer oder Gesellschafter einer Personengesellschaft erhalten Sie kein Gehalt. Die Beträge, die Sie sich für Ihre private Lebensführung aus dem Unternehmen auszahlen, sind Privatentnahmen. Sie werden aus dem bereits versteuerten Gewinn finanziert und sind keine Betriebsausgaben.
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