Als Freiberufler beantragen Sie Ihre Steuernummer, indem Sie den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ elektronisch über das ELSTER-Portal an Ihr zuständiges Finanzamt übermitteln. Dieser Prozess ist die offizielle Anmeldung Ihrer freiberuflichen Tätigkeit und ist zwingend erforderlich, um rechtskonforme Rechnungen ausstellen zu dürfen.
Warum benötigen Freiberufler eine Steuernummer?
Die Steuernummer ist Ihr zentrales Identifikationsmerkmal gegenüber dem Finanzamt. Ohne sie können Sie Ihre Tätigkeit nicht offiziell aufnehmen. Sie benötigen die Steuernummer für verschiedene administrative Prozesse:
- Rechnungsstellung: Gemäß § 14 UStG gehört die Steuernummer (oder alternativ die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung. Ohne sie sind Ihre Rechnungen nicht gültig und Ihre Kunden können gegebenenfalls keinen Vorsteuerabzug geltend machen.
- Steuererklärungen: Alle steuerlichen Meldungen, wie die Einkommensteuererklärung oder die Umsatzsteuervoranmeldung, werden unter dieser Nummer eingereicht.
- Kommunikation mit dem Finanzamt: Bei jeglicher Korrespondenz mit dem Finanzamt dient die Steuernummer zur eindeutigen Zuordnung Ihrer Person und Ihres Unternehmens.
Die Beantragung ist also kein optionaler Schritt, sondern die rechtliche Grundlage für Ihre freiberufliche Existenz.
Vorbereitungen für den Antrag bei ELSTER
Bevor Sie mit dem Ausfüllen des Fragebogens beginnen, sollten Sie einige Informationen und Unterlagen bereithalten. Das spart Zeit und vermeidet Rückfragen seitens des Finanzamts.
- ELSTER-Zertifikat: Die Übermittlung des Fragebogens erfolgt ausschließlich elektronisch über das Online-Portal der Finanzverwaltung, ELSTER. Falls Sie noch keinen Zugang haben, müssen Sie sich zuerst registrieren. Beachten Sie, dass die Zusendung des Aktivierungscodes per Post einige Tage dauern kann.
- Persönliche Identifikationsnummer: Ihre persönliche Steuer-ID, die Ihnen bereits vom Bundeszentralamt für Steuern zugeteilt wurde.
- Bankverbindung: Ihre geschäftliche IBAN für zukünftige Steuererstattungen oder -zahlungen.
- Beschreibung der Tätigkeit: Eine genaue und verständliche Beschreibung Ihrer geplanten freiberuflichen Tätigkeit.
- Prognose der Einnahmen und Ausgaben: Sie müssen eine Schätzung Ihrer erwarteten Umsätze und Gewinne für das Gründungsjahr und das Folgejahr abgeben. Diese Schätzung dient dem Finanzamt zur Festsetzung eventueller Steuervorauszahlungen.
Rechnungen und Belege ohne Tabellenchaos
QROVA erstellt Rechnungen nach § 14 UStG, erfasst Belege und führt die EÜR – speziell für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
Anleitung: Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen
Der „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ ist der Kern des Anmeldeprozesses. Er ist umfangreich, aber mit der richtigen Vorbereitung gut zu bewältigen. Die folgenden Schritte führen Sie durch die wichtigsten Abschnitte.
- Login und Formular finden: Melden Sie sich mit Ihrem Zertifikat bei „Mein ELSTER“ an. Navigieren Sie zu „Formulare & Leistungen“ und wählen Sie „Alle Formulare“. Unter dem Buchstaben „F“ finden Sie den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“. Wählen Sie die Option für Einzelunternehmen.
- Allgemeine Angaben: Hier tragen Sie Ihre persönlichen Daten ein, wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Konfession und Ihre Steuer-ID. Geben Sie auch das für Sie zuständige Finanzamt an, was in der Regel das an Ihrem Wohnsitz ist.
- Angaben zum Ehepartner: Falls zutreffend, müssen hier die Daten Ihres Ehe- oder Lebenspartners eingetragen werden.
- Bankverbindung: Tragen Sie Ihre geschäftliche Bankverbindung ein. Es ist ratsam, ein separates Geschäftskonto zu führen, um private und geschäftliche Finanzen sauber zu trennen.
- Bisherige Verhältnisse: Geben Sie an, ob Sie in den letzten Jahren bereits steuerlich erfasst waren.
- Angaben zur Tätigkeit: Dies ist ein zentraler Abschnitt. Geben Sie die genaue Bezeichnung Ihrer Tätigkeit an (z. B. „Freiberuflicher Grafiker“, „Journalistin“, „ beratender Betriebswirt“). Beschreiben Sie die Tätigkeit kurz und prägnant. Geben Sie hier auch das Datum des Beginns Ihrer Tätigkeit an.
- Angaben zur Gewinnermittlung: Als Freiberufler ermitteln Sie Ihren Gewinn in der Regel durch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Wählen Sie hier die entsprechende Gewinnermittlungsart aus. Die doppelte Buchführung ist für Freiberufler nur in Ausnahmefällen relevant.
- Angaben zur Umsatzsteuer – Kleinunternehmerregelung: Hier treffen Sie eine wichtige Entscheidung. Sie müssen Ihre voraussichtlichen Umsätze für das Gründungs- und das Folgejahr schätzen. Liegt Ihr voraussichtlicher Umsatz im Vorjahr unter der Grenze von 25.000 Euro und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 Euro, können Sie die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch nehmen. Das bedeutet, Sie weisen keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen aus und müssen keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben, können aber auch keine Vorsteuer geltend machen. Wägen Sie diese Entscheidung gut ab.
- Freiwillige Angaben: Hier können Sie einen steuerlichen Berater eintragen, falls Sie einen beauftragt haben.
- Prüfung und Absendung: Bevor Sie den Fragebogen absenden, prüft ELSTER Ihre Eingaben auf Plausibilität. Korrigieren Sie eventuelle Fehler und senden Sie den Antrag anschließend elektronisch ab.
Was passiert nach dem Absenden des Fragebogens?
Nach der elektronischen Übermittlung wird Ihr Antrag vom zuständigen Finanzamt geprüft. Ein Sachbearbeiter prüft insbesondere, ob Ihre Tätigkeit tatsächlich als freiberuflich einzustufen ist. Gegebenenfalls fordert das Finanzamt weitere Unterlagen an, zum Beispiel Nachweise über Ihre Qualifikation. Nach erfolgreicher Prüfung erhalten Sie Ihre neue Steuernummer per Post. Dieser Vorgang kann einige Wochen in Anspruch nehmen. Planen Sie diese Wartezeit ein, bevor Sie Ihre ersten Rechnungen stellen.
Buchhaltung von Anfang an richtig aufsetzen
Mit der Zuteilung der Steuernummer beginnt Ihre unternehmerische Reise und damit auch Ihre Buchführungspflicht. Von Beginn an sollten Sie alle Geschäftsvorfälle sorgfältig dokumentieren. Dazu gehört das korrekte Rechnungen zu schreiben, Belege zu sammeln und zu verbuchen sowie regelmäßig Ihre Einnahmen und Ausgaben zu erfassen. Die Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) ist dabei essenziell.
Eine moderne Buchhaltungssoftware wie qrova kann Sie hierbei maßgeblich unterstützen. Mit qrova erstellen Sie nicht nur rechtskonforme Rechnungen, sondern verwalten auch Ihre Belege digital und bereiten Ihre Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) vor. Die Anbindung an Ihr Bankkonto erleichtert den Abgleich von Zahlungen und sorgt für einen stets aktuellen Überblick über Ihre Finanzen.
Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Er gibt den Stand August 2026 wieder. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.
Häufige Fragen
Wie lange dauert es, bis ich meine Steuernummer erhalte?
Die Bearbeitungszeit variiert je nach Finanzamt und dessen aktueller Auslastung. In der Regel sollten Sie mit einer Dauer von zwei bis sechs Wochen rechnen. Nach der elektronischen Übermittlung prüft das Amt Ihre Angaben. Anschließend wird Ihnen die Steuernummer postalisch zugestellt. Es empfiehlt sich, den Antrag frühzeitig zu stellen.
Kann ich die Steuernummer für Freiberufler auch online beantragen?
Ja, die Anmeldung einer freiberuflichen Tätigkeit und die damit verbundene Beantragung der Steuernummer erfolgen ausschließlich online über das ELSTER-Portal. Der „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ muss vollständig digital ausgefüllt und übermittelt werden. Eine Beantragung in Papierform ist nicht mehr vorgesehen.
Was kostet die Beantragung einer Steuernummer?
Die Beantragung der Steuernummer beim Finanzamt ist kostenlos. Für die Anmeldung Ihrer freiberuflichen Tätigkeit und die Zuteilung der Nummer fallen keine Gebühren an. Kosten können lediglich dann entstehen, wenn Sie für das Ausfüllen des Fragebogens die Hilfe eines Steuerberaters oder einer Steuerberaterin in Anspruch nehmen.
Muss ich als Freiberufler ein Gewerbe anmelden?
Nein, als Freiberufler melden Sie kein Gewerbe beim Gewerbeamt an. Ihre Tätigkeit wird ausschließlich dem Finanzamt über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung mitgeteilt. Dies ist ein wesentlicher Unterschied zu Gewerbetreibenden, die zusätzlich gewerbesteuerpflichtig sind und sich beim Gewerbeamt registrieren müssen.
Von der ersten Rechnung an sauber starten
Rechnungen, Belege und EÜR für Gründerinnen und Gründer.
