Bei der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) können Sie grundsätzlich alle Ausgaben absetzen, die betrieblich veranlasst sind. Dazu zählen beispielsweise Kosten für Arbeitsmittel, Büromiete, betriebliche Versicherungen, Reisekosten oder Softwarelizenzen. Entscheidend ist, dass die Ausgaben direkt mit Ihrer selbstständigen Tätigkeit zusammenhängen und Sie diese durch Belege nachweisen können.
Grundlagen der Betriebsausgaben in der EÜR
Die Einnahmenüberschussrechnung ist eine vereinfachte Methode zur Gewinnermittlung für Freiberufler und Kleinunternehmer. Der Gewinn ergibt sich aus der Differenz zwischen Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben. Eine Betriebsausgabe ist jede Ausgabe, die durch den Betrieb veranlasst ist. Das bedeutet, es muss ein klarer und nachvollziehbarer wirtschaftlicher Zusammenhang zwischen der Ausgabe und Ihrer unternehmerischen Tätigkeit bestehen. Ohne diesen Zusammenhang erkennt das Finanzamt die Kosten nicht an.
Man unterscheidet zwischen voll und nur teilweise abziehbaren Betriebsausgaben. Während die Miete für Ihr Büro oder die Kosten für Fachliteratur in der Regel vollständig absetzbar sind, gibt es bei anderen Posten gesetzliche Einschränkungen. Ein klassisches Beispiel sind Bewirtungskosten. Die lückenlose Dokumentation mittels Belegen ist die Grundvoraussetzung für den Abzug jeder einzelnen Ausgabe.
Checkliste: Typische absetzbare Kosten von A bis Z
Um Ihnen einen strukturierten Überblick zu geben, finden Sie nachfolgend eine Tabelle mit häufigen Betriebsausgaben. Diese Liste dient als Orientierung und ist nicht abschließend.
| Kostenart | Hinweise zur Absetzbarkeit |
|---|---|
| Abschreibungen | Anschaffungskosten für langlebige Wirtschaftsgüter werden über deren Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben. Eine Ausnahme bilden Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG). |
| Arbeitsmittel | Büromaterial, Fachliteratur, Software oder Werkzeuge sind in der Regel sofort und vollständig absetzbar, sofern sie unter die GWG-Grenze fallen. |
| Bankgebühren | Kontoführungsgebühren für das Geschäftskonto sind vollständig absetzbar. |
| Bewirtungskosten | Aus geschäftlichem Anlass können 70 % der angemessenen Kosten abgesetzt werden. Der Anlass und die bewirteten Personen müssen auf dem Beleg vermerkt sein. |
| Büromiete | Miete und Nebenkosten für betrieblich genutzte Räume sind vollständig abzugsfähig. Für ein häusliches Arbeitszimmer gelten strenge Sonderregeln. |
| Fortbildungskosten | Kosten für Seminare, Kurse oder Workshops, die der beruflichen Qualifikation dienen, sind absetzbar. |
| Geschenke | Geschenke an Geschäftspartner sind bis zu einem Wert von 50 EUR pro Empfänger und Wirtschaftsjahr abziehbar. |
| Reisekosten | Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwendungen bei Geschäftsreisen sind absetzbar. Für den Verpflegungsmehraufwand gelten Pauschalen. |
| Steuerberatung | Honorare für Steuerberater, die betriebliche Steuern betreffen (z.B. EÜR, Umsatzsteuererklärung), sind Betriebsausgaben. |
| Telefon & Internet | Die Kosten sind absetzbar. Bei privater Mitnutzung muss der private Anteil pauschal oder nachweislich herausgerechnet werden. |
| Versicherungen | Rein betriebliche Versicherungen wie die Berufshaftpflicht- oder Inhaltsversicherung sind vollständig absetzbar. |
| Werbekosten | Ausgaben für Marketingmaßnahmen wie Flyer, Online-Anzeigen oder die eigene Webseite sind Betriebsausgaben. |
Rechnungen und Belege ohne Tabellenchaos
QROVA erstellt Rechnungen nach § 14 UStG, erfasst Belege und führt die EÜR – speziell für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
Sonderfälle und Grenzen der Absetzbarkeit
Einige Ausgabenkategorien unterliegen besonderen gesetzlichen Regelungen, die Sie kennen sollten, um Fehler bei der EÜR zu vermeiden.
Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) richtig absetzen
Langlebige, selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter müssen normalerweise über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Das Gesetz sieht jedoch Vereinfachungen vor:
- Sofortabschreibung: Anschaffungs- oder Herstellungskosten bis zu 800 EUR (netto) können im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.
- Sammelposten (Poolabschreibung): Für Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten zwischen 250,01 EUR und 1.000 EUR (netto) können Sie alternativ einen Sammelposten bilden. Dieser wird dann über einen Zeitraum von fünf Jahren mit jeweils einem Fünftel gewinnmindernd aufgelöst.
Bewirtungskosten: Die 70/30-Regel
Wenn Sie Geschäftspartner aus geschäftlichem Anlass bewirten, können Sie die Kosten nicht vollständig absetzen. Das Einkommensteuergesetz erlaubt den Abzug von 70 % der angemessenen Bewirtungsaufwendungen. Die restlichen 30 % sind nicht abziehbar und müssen privat getragen werden. Wichtig ist ein korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg, der Ort, Tag, Anlass, Höhe der Aufwendungen und die Namen der Teilnehmer aufführt. Unternehmer, die vorsteuerabzugsberechtigt sind, können die gesamte Vorsteuer aus dem Rechnungsbetrag geltend machen, auch aus den nicht abziehbaren 30 %.
Geschenke an Geschäftspartner
Aufmerksamkeiten zur Pflege von Geschäftsbeziehungen sind steuerlich absetzbar, solange die Anschaffungs- oder Herstellungskosten pro Empfänger und Wirtschaftsjahr die Grenze von 50 EUR nicht überschreiten. Liegt der Wert auch nur einen Cent darüber, ist der gesamte Betrag nicht mehr als Betriebsausgabe abzugsfähig.
Digitale Werkzeuge zur Erfassung von Betriebsausgaben
Eine sorgfältige und lückenlose Erfassung aller Belege ist die Grundlage für eine korrekte Einnahmenüberschussrechnung. Digitale Buchhaltungstools wie qrova.io vereinfachen diesen Prozess erheblich. Mit einer Software können Sie Belege direkt nach Erhalt digitalisieren, korrekt verbuchen und regelkonform archivieren. Dies stellt sicher, dass Sie alle absetzbaren Kosten berücksichtigen und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) einhalten. Funktionen wie die Belegerfassung per App, die automatische Kategorisierung von Ausgaben und die direkte Erstellung Ihrer EÜR sparen Zeit und minimieren das Fehlerrisiko. Als deutsches Unternehmen mit Serverstandort in Deutschland gewährleistet qrova.io zudem eine DSGVO-konforme Verarbeitung Ihrer Daten.
Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Er gibt den Stand August 2026 wieder. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.
Häufige Fragen
Kann ich mein häusliches Arbeitszimmer absetzen?
Die Absetzbarkeit eines häuslichen Arbeitszimmers ist an strenge gesetzliche Voraussetzungen geknüpft. In der Regel muss es den Mittelpunkt Ihrer gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung darstellen und fast ausschließlich beruflich genutzt werden. Die Regelungen sind komplex, weshalb eine Prüfung des Einzelfalls durch eine steuerliche Beratung empfohlen wird.
Was passiert, wenn ich einen Beleg verloren habe?
Haben Sie einen Beleg verloren, können Sie einen sogenannten Eigenbeleg erstellen. Dieser sollte den Zahlungsempfänger, Art und Menge der Ware oder Dienstleistung, Datum und den Betrag enthalten. Der Eigenbeleg dient als Notlösung und sollte eine Ausnahme bleiben, da das Finanzamt ihn im Einzelfall auch ablehnen kann.
Zählen Beiträge zur Krankenversicherung als Betriebsausgaben?
Nein, Beiträge zur gesetzlichen oder privaten Kranken- und Pflegeversicherung sind keine Betriebsausgaben. Sie gehören zu den Sonderausgaben und werden in Ihrer privaten Einkommensteuererklärung geltend gemacht. Sie mindern also nicht den Gewinn aus Ihrer selbstständigen Tätigkeit, sondern Ihr zu versteuerndes Einkommen.
Muss ich als Kleinunternehmer auch Betriebsausgaben nachweisen?
Ja, unbedingt. Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG befreit Sie lediglich von der Pflicht, Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen auszuweisen und abzuführen. Die Pflicht zur Aufzeichnung und zum Nachweis aller Betriebsausgaben für die Gewinnermittlung und Einkommensteuer bleibt davon unberührt. Jeder Ausgabe muss ein Beleg zugrunde liegen.
