Die Bezahlung per QR-Code ermöglicht es Kunden, durch das Scannen eines Codes mit dem Smartphone eine Zahlung direkt über ihre Banking- oder Payment-App auszulösen. Dieses Verfahren ist kontaktlos, schnell und erfordert minimale Hardware, was es besonders für Solo-Selbstständige, Dienstleister und Verkäufer auf Märkten zu einer effizienten Alternative zu Bargeld oder Kartenzahlungen macht.
Was ist eine Bezahlung per QR-Code?
Ein QR-Code (Quick Response Code) ist eine zweidimensionale Grafik, die maschinenlesbare Informationen speichert. Bei einer QR-Code-Zahlung enthält dieser Code alle notwendigen Daten, um eine Transaktion durchzuführen. Der Kunde scannt den Code mit der Kamera seines Smartphones, und eine entsprechende App – meist die Banking-App oder eine Bezahl-App wie PayPal – verarbeitet die Informationen und bereitet die Zahlung zur Bestätigung vor.
Man unterscheidet grundsätzlich zwei Arten von QR-Codes für Zahlungen:
- Statische QR-Codes: Diese Codes enthalten feste Informationen, zum Beispiel nur die Bankverbindung des Empfängers oder einen Link zu einem PayPal.Me-Profil. Der Kunde muss den Betrag manuell eingeben. Sie eignen sich gut für Spenden oder als allgemeine Bezahloption an einem festen Standort, wie einem Marktstand.
- Dynamische QR-Codes: Diese werden für jede Transaktion neu generiert und enthalten spezifische Daten wie den exakten Rechnungsbetrag und eine eindeutige Rechnungsnummer. Dies minimiert Fehler und vereinfacht die Zuordnung von Zahlungen in der Buchhaltung erheblich.
Wie funktioniert die QR-Code-Zahlung technisch?
Der Prozess der QR-Code-Zahlung ist unkompliziert und folgt in der Regel einem einfachen Muster, das als Push-Verfahren bekannt ist. Dabei initiiert der Kunde die Zahlung, indem er die Daten vom Händler „pusht“.
Der Ablauf gestaltet sich wie folgt:
- Bereitstellung des Codes: Sie als Unternehmer stellen den QR-Code bereit. Dies kann auf verschiedene Weisen geschehen: ausgedruckt auf einer Rechnung, angezeigt auf einem Tablet- oder Smartphone-Display oder als Aufkleber an Ihrem Point of Sale.
- Scannen durch den Kunden: Der Kunde öffnet eine App, die QR-Code-Zahlungen unterstützt (z. B. seine Bank-App), und scannt den Code mit der Handykamera.
- Datenübernahme: Die App liest die im Code hinterlegten Zahlungsinformationen automatisch aus. Dazu gehören der Empfänger, die IBAN, der Betrag und der Verwendungszweck.
- Autorisierung der Zahlung: Der Kunde überprüft die vorausgefüllten Daten auf seinem Bildschirm und gibt die Zahlung frei, üblicherweise durch Eingabe einer PIN, per Fingerabdruck oder Gesichtserkennung.
- Abschluss der Transaktion: Die Zahlung wird ausgeführt. Je nach System (z. B. SEPA-Echtzeitüberweisung oder PayPal) erhalten Sie das Geld innerhalb von Sekunden oder am nächsten Bankarbeitstag.
Der EPC-QR-Code: Der Standard für SEPA-Überweisungen
Eine besonders relevante Methode für Unternehmer in Europa ist der EPC-QR-Code. EPC steht für „European Payments Council“. Dieser standardisierte Code ist speziell dafür entwickelt worden, SEPA-Überweisungen (Single Euro Payments Area) zu vereinfachen.
Ein EPC-QR-Code enthält alle für eine Überweisung notwendigen Informationen in einem fest definierten Format:
- Name des Zahlungsempfängers
- IBAN des Empfängers
- Betrag der Zahlung (optional, kann vom Zahler ergänzt werden)
- Verwendungszweck (z. B. Rechnungsnummer)
Der große Vorteil: Da es sich um einen offenen Standard handelt, wird der EPC-QR-Code von den meisten europäischen Banking-Apps unterstützt. Wenn Sie einen solchen Code auf Ihrer Rechnung platzieren, machen Sie es Ihren Kunden extrem einfach, den korrekten Betrag mit dem richtigen Verwendungszweck zu überweisen. Tippfehler bei der IBAN oder der Rechnungsnummer gehören damit der Vergangenheit an.
Rechnungen und Belege ohne Tabellenchaos
QROVA erstellt Rechnungen nach § 14 UStG, erfasst Belege und führt die EÜR – speziell für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
PayPal QR-Code und andere anbieterbasierte Lösungen
Neben dem offenen EPC-Standard gibt es geschlossene Systeme von Zahlungsdienstleistern. Das bekannteste Beispiel ist der PayPal-QR-Code. Hier läuft die gesamte Abwicklung innerhalb des PayPal-Ökosystems ab.
Wenn ein Kunde einen PayPal-QR-Code scannt, wird er zur PayPal-App oder -Website weitergeleitet, um die Zahlung von seinem PayPal-Konto auszuführen. Dies ist sehr bequem für Kunden, die bereits ein PayPal-Konto nutzen. Für Sie als Unternehmer fallen hierbei jedoch in der Regel Transaktionsgebühren an, die sich prozentual am Umsatz orientieren. Im Gegensatz dazu sind SEPA-Überweisungen, die per EPC-Code angestoßen werden, oft kostenfrei oder mit geringen Kontoführungsgebühren verbunden.
Vor- und Nachteile der QR-Code-Zahlung im Überblick
Für Solo-Selbstständige und Kleinunternehmer bietet die Bezahlung per QR-Code eine attraktive Mischung aus Einfachheit und Professionalität. Eine Gegenüberstellung der wichtigsten Aspekte hilft bei der Entscheidung.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Geringe Kosten: Es sind keine teuren Kartenlesegeräte notwendig. Ein Ausdruck oder die Anzeige auf einem Smartphone genügen. | Internetabhängigkeit: Sowohl Sie als auch Ihr Kunde benötigen eine stabile Internetverbindung, um die Transaktion durchzuführen. |
| Schnelligkeit und Komfort: Zahlungen sind in wenigen Sekunden erledigt und komplett kontaktlos. | Kundenakzeptanz: Nicht alle Kunden sind mit der Methode vertraut oder haben die notwendige App auf ihrem Smartphone installiert. |
| Fehlerreduktion: Vor allem bei EPC-Codes werden Zahlungsdaten exakt übernommen, was die Buchhaltung vereinfacht. | Gebühren bei Drittanbietern: Während EPC-Überweisungen günstig sind, erheben Anbieter wie PayPal Gebühren für jede Transaktion. |
| Flexibilität: Der Code kann auf Rechnungen, auf Produkten, auf einer Website oder an einem Marktstand platziert werden. | Sicherheitsbedenken: Kunden könnten besorgt sein, gefälschte QR-Codes zu scannen (Phishing-Gefahr). |
Integration in Ihre Buchhaltung mit qrova.io
Moderne Buchhaltungsprogramme wie qrova.io können den Prozess der Rechnungsstellung und Bezahlung durch QR-Codes erheblich vereinfachen. Wenn Sie eine Rechnung in qrova.io erstellen, können Sie automatisch einen EPC-QR-Code hinzufügen lassen. Dieser Code enthält bereits alle relevanten Daten wie den Rechnungsbetrag und die eindeutige Rechnungsnummer.
Dies beschleunigt nicht nur den Zahlungseingang, sondern erleichtert auch die spätere Zuordnung. Dank der Bank-Synchronisation in qrova.io kann der Zahlungseingang auf Ihrem Geschäftskonto automatisch mit der offenen Rechnung abgeglichen werden. So behalten Sie stets den Überblick über Ihre Finanzen und sparen wertvolle Zeit bei der Buchführung.
Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Er gibt den Stand August 2026 wieder. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.
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Häufige Fragen
Ist die Bezahlung per QR-Code sicher?
Ja, die Zahlung selbst ist sicher, da sie über die etablierten und verschlüsselten Systeme Ihrer Bank oder eines Zahlungsdienstleisters wie PayPal abgewickelt wird. Die eigentliche Transaktion wird wie gewohnt per PIN oder Biometrie autorisiert. Kunden sollten lediglich darauf achten, nur QR-Codes aus vertrauenswürdigen Quellen zu scannen, um Phishing zu vermeiden.
Was ist der Unterschied zwischen einem EPC-QR-Code und einem PayPal-Code?
Ein EPC-QR-Code löst eine standardisierte SEPA-Banküberweisung aus und funktioniert mit den meisten Banking-Apps. Er ist ein offener Standard. Ein PayPal-QR-Code funktioniert nur innerhalb des geschlossenen PayPal-Systems und erfordert, dass beide Parteien PayPal nutzen. Zudem fallen bei PayPal in der Regel Transaktionsgebühren für den Empfänger an.
Brauche ich für QR-Code-Zahlungen ein Kartenlesegerät?
Nein, das ist einer der größten Vorteile. Sie benötigen kein spezielles Terminal oder Kartenlesegerät. Ein einfacher Ausdruck des QR-Codes oder die Anzeige auf dem Bildschirm Ihres Smartphones oder Tablets ist ausreichend, um Zahlungen zu empfangen. Das macht den Einstieg besonders kostengünstig für Kleinunternehmer und Selbstständige.
Fallen bei jeder QR-Code-Zahlung Gebühren an?
Nein, nicht zwangsläufig. Wenn Sie einen EPC-QR-Code für eine normale SEPA-Überweisung nutzen, fallen für Sie als Empfänger in der Regel keine zusätzlichen Transaktionsgebühren an, abgesehen von Ihren üblichen Kontoführungsgebühren. Bei Systemen wie PayPal oder SumUp werden hingegen prozentuale Gebühren vom Umsatz fällig.
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