Zahlungserinnerung und Mahnung: der Unterschied
Eine Zahlungserinnerung ist ein freundlicher Hinweis, dass eine Rechnung noch offen ist – ohne Vorwurf, oft mit dem Hinweis auf ein mögliches Versehen. Eine Mahnung geht einen Schritt weiter: Sie macht deutlich, dass der Zahlungstermin bereits verstrichen ist und fordert die Begleichung konkret ein. In der Praxis nutzen die meisten Kleinunternehmer eine kurze Eskalation: erst erinnern, dann einmal, dann zweimal mahnen, bevor es zum Inkasso oder zur Klage geht. Mit QROVA lässt sich dieser Ablauf direkt aus der Rechnung heraus versenden, ohne eigenes Anschreiben zu formulieren.
So versenden Sie eine Mahnung mit einem Klick
In Ihrem QROVA-Konto öffnen Sie die offene oder überfällige Rechnung und wählen „Zahlungserinnerung senden“. Sie geben die Empfängeradresse an (vorausgefüllt mit der E-Mail aus der Rechnung, änderbar) und QROVA verschickt automatisch ein formuliertes Schreiben mit Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum. Einen Tag vor dem Fälligkeitsdatum lässt sich noch keine Erinnerung versenden – das prüft das System automatisch, damit kein Kunde zu früh gemahnt wird.
Die drei Stufen: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung
Schicken Sie für dieselbe Rechnung ein zweites Mal eine Erinnerung, erkennt QROVA das automatisch anhand des Protokolls und erhöht die Stufe: aus der freundlichen Zahlungserinnerung wird die 1. Mahnung, beim dritten Versand die 2. Mahnung. Der Ton verschärft sich mit jeder Stufe leicht, ohne unhöflich zu werden – von „wir möchten Sie freundlich erinnern“ bis „bitte begleichen Sie den Betrag umgehend“. Sie müssen sich also nicht merken, welches Schreiben Sie zuletzt verschickt haben; QROVA zählt für jede Rechnung einzeln mit.
Was im Schreiben steht — auch bei Teilzahlungen
Jede Erinnerung nennt die Rechnungsnummer, das Fälligkeitsdatum und den offenen Betrag. Hat der Kunde bereits einen Teil überwiesen, zum Beispiel über den automatischen Bankabgleich, zeigt das Schreiben korrekt den ursprünglichen Rechnungsbetrag, den bereits gezahlten Teil und den tatsächlich noch offenen Restbetrag – statt versehentlich den vollen Betrag erneut einzufordern. Das ist besonders bei größeren Rechnungen mit Anzahlung wichtig, bei denen eine pauschale Erinnerung über den Gesamtbetrag nur Verwirrung stiften würde.
Ab wann dürfen Sie überhaupt mahnen?
Rechtlich kommt Ihr Kunde nach § 286 BGB in Verzug, wenn ein Zahlungstermin kalendermäßig bestimmt ist – zum Beispiel ein festes Fälligkeitsdatum auf der Rechnung – und dieser Termin verstrichen ist. Eine Mahnung ist dafür zwischen Unternehmen (B2B) rechtlich meist gar nicht nötig, sie ist aber in der Praxis der übliche erste Schritt, bevor es ernster wird. Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung kommt der Schuldner ohnehin in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB) – bei Verbrauchern nur, wenn auf diese Folge in der Rechnung hingewiesen wurde. QROVA lässt die erste Erinnerung ab dem Tag nach dem Fälligkeitsdatum zu, unabhängig von dieser 30-Tage-Frist – Sie können also auch früher freundlich nachfragen, ohne dass das rechtlich ein Nachteil wäre.
Mahngebühren und Verzugszinsen: was QROVA bewusst nicht automatisch macht
QROVA berechnet in den Mahnstufen bewusst keine automatischen Mahngebühren oder Verzugszinsen und schlägt sie dem offenen Betrag nicht von sich aus auf. Der Grund: Ob und in welcher Höhe solche Kosten zulässig sind, hängt vom Einzelfall ab (vereinbarte Zahlungsbedingungen, Verbraucher oder Unternehmer, tatsächlich entstandener Verzugsschaden) – das lässt sich nicht pauschal automatisieren, ohne im Einzelfall falsch zu liegen. Wenn Sie solche Kosten geltend machen möchten, berechnen und vermerken Sie sie separat; die QROVA-Erinnerung bleibt auf Rechnungsbetrag, offenen Restbetrag und Fälligkeit beschränkt.
Wenn auch die zweite Mahnung nicht hilft
Bleibt eine Rechnung auch nach der 2. Mahnung offen, ist der nächste Schritt meist ein förmliches, juristisch wasserdichtes Schreiben oder der Gang zum Inkasso beziehungsweise Anwalt. Eine Vorlage für dieses letzte Schreiben vor diesem Schritt finden Sie im Ratgeber Letzte Mahnung schreiben; wie Sie das Zahlungsziel von Anfang an so formulieren, dass es später vor Gericht eindeutig ist, steht unter Zahlungsziel richtig formulieren.
Für wen sich das automatisierte Mahnwesen lohnt
Wer nur gelegentlich eine Rechnung schreibt, kommt mit einer manuellen Erinnerung pro E-Mail gut zurecht. Sobald Sie aber regelmäßig mehrere Kunden gleichzeitig im Blick behalten müssen, spart die automatische Stufenzählung von QROVA den Überblick, welche Rechnung schon wie oft angemahnt wurde. Das Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer zeigt offene und überfällige Rechnungen zusammen mit der passenden Mahnstufe direkt im Überblick, sodass nichts untergeht.
Häufige Fragen
Wie schreibe ich eine Mahnung richtig?
Eine Mahnung sollte Rechnungsnummer, ursprünglichen Betrag, Fälligkeitsdatum und eine klare, aber sachliche Zahlungsaufforderung enthalten. QROVA übernimmt diese Formulierung automatisch anhand der Rechnungsdaten, inklusive korrektem Restbetrag bei Teilzahlungen.
Ab wann darf ich eine Zahlungserinnerung schicken?
Sobald das Fälligkeitsdatum der Rechnung verstrichen ist. In QROVA ist der Versand ab dem Tag nach der Fälligkeit möglich; vorher blockiert das System den Versand, damit keine verfrühte Erinnerung herausgeht.
Muss ich erst eine Mahnung schreiben, bevor ich Verzugszinsen verlangen kann?
Nicht zwingend: Ist ein Fälligkeitsdatum klar auf der Rechnung angegeben, tritt der Verzug nach § 286 BGB mit Ablauf dieses Termins ein, eine gesonderte Mahnung ist dafür zwischen Unternehmen in der Regel nicht erforderlich. Die Mahnung ist trotzdem der übliche, höfliche erste Schritt in der Praxis.
Berechnet QROVA automatisch Mahngebühren?
Nein. QROVA zeigt in der Erinnerung den offenen Rechnungsbetrag beziehungsweise bei Teilzahlungen den Restbetrag an, fügt aber keine zusätzlichen Mahngebühren oder Verzugszinsen hinzu. Solche Kosten müssten Sie im Einzelfall selbst prüfen und gegebenenfalls separat vermerken.
Was passiert, wenn der Kunde nach der zweiten Mahnung immer noch nicht zahlt?
Dann bleibt meist nur ein förmliches letztes Schreiben, ein Inkassobüro oder der gerichtliche Mahnbescheid. QROVA begleitet die ersten drei Stufen; für den Schritt danach braucht es in der Regel professionelle Unterstützung.
