Der DATEV-Export übergibt Ihre Rechnungen, Belege und Buchungen als EXTF-Datei – das Standardformat, das Steuerberater und DATEV-Software direkt einlesen können. Sie exportieren Ihre Buchhaltungsdaten aus QROVA Office für den gewünschten Zeitraum und schicken die Datei statt eines Ordners voller Papier oder loser PDFs an Ihren Steuerberater.
Was bedeutet „DATEV-Format“ bei Rechnungen und Belegen?
DATEV ist die in Deutschland am weitesten verbreitete Software für Steuerberater und Kanzleien. Wenn ein Steuerberater von „Unterlagen im DATEV-Format“ spricht, meint er in der Regel eine EXTF-Datei: eine strukturierte Textdatei, in der jede Buchung mit Datum, Betrag, Gegenkonto und Buchungstext in einer festen Reihenfolge steht. Die Kanzlei importiert diese Datei direkt in ihr Buchhaltungsprogramm, statt jede Rechnung einzeln von Hand einzutippen.
Für Sie als Kleinunternehmer ändert sich dadurch nichts an der Buchführung selbst – Sie erfassen Ihre Rechnungen und Belege wie gewohnt. Der DATEV-Export ist lediglich die Brücke zwischen Ihrer Buchhaltung und der Software Ihres Steuerberaters.
Warum Steuerberater das DATEV-Format verlangen
Ohne strukturierte Daten muss die Kanzlei jede Position manuell erfassen – das kostet Zeit, und Zeit stellt sie Ihnen in Rechnung. Eine DATEV-Datei dagegen lässt sich in wenigen Minuten importieren, die Konten sind bereits zugeordnet, und Zahlendreher beim Abtippen entfallen. Viele Kanzleien bieten für Mandanten, die ihre Belege bereits digital und im DATEV-Format liefern, deshalb einen reduzierten Aufwand bei der Finanzbuchhaltung an. Fragen Sie im Zweifel direkt bei Ihrem Steuerberater nach, welches Format und welcher Kontenrahmen gewünscht sind.
Was sich im DATEV-Format exportieren lässt
QROVA Office ist auf die laufende Buchhaltung von Kleinunternehmern ausgelegt und bildet die dafür nötigen Belegarten ab:
- Ausgangsrechnungen – alle mit QROVA erstellten Rechnungen nach § 14 UStG.
- Eingangsbelege und Ausgaben – erfasste Betriebsausgaben mit Beträgen und Steuersätzen.
- Kassenbuch-Einträge – laufende Bareinnahmen und -ausgaben.
Der Export erzeugt daraus eine EXTF-Datei mit den zugehörigen Konten aus dem hinterlegten Kontenrahmen. Alternativ steht ein CSV-Export zur Verfügung, falls Ihre Kanzlei kein DATEV nutzt, sondern ein anderes Programm.
So funktionieren Export und Übergabe
In der Belegübersicht von QROVA Office wählen Sie den Abrechnungszeitraum – etwa ein Quartal oder ein Geschäftsjahr – und das Exportformat DATEV (EXTF). Der Download enthält die Buchungssätze als Textdatei, die Sie per E-Mail oder über das Mandantenportal Ihrer Kanzlei weitergeben. Ihr Steuerberater importiert die Datei direkt in die DATEV-Software – ein manuelles Übertragen einzelner Belege entfällt.
Ergänzend führt QROVA Office ein GoBD-Protokoll: eine lückenlose, unveränderbare Aufzeichnung der Buchungen, die bei einer Prüfung durch das Finanzamt als Nachweis dient.
DATEV-Export oder CSV: Was passt für Ihre Kanzlei?
| Format | Für wen geeignet | Aufwand bei der Kanzlei |
|---|---|---|
| DATEV (EXTF) | Kanzleien mit DATEV-Kanzlei-Rechnungswesen (die Mehrheit in Deutschland) | Direkter Import, Konten sind bereits zugeordnet |
| CSV | Kanzleien mit anderer Software oder Steuerberater, die Rohdaten selbst weiterverarbeiten | Meist manuelle Nachbearbeitung nötig |
| PDF-Sammlung ohne Export | Nur bei sehr wenigen Belegen im Monat sinnvoll | Höchster manueller Aufwand, fehleranfällig |
Für die meisten Kleinunternehmer mit laufender Kanzleibetreuung ist der DATEV-Export die schnellste Variante, weil er in der Kanzlei ohne Medienbruch weiterverarbeitet wird.
Typische Fehler bei der Übergabe an die Kanzlei
Falscher Kontenrahmen: Wird SKR03 exportiert, obwohl die Kanzlei SKR04 führt, landen Buchungen auf falschen Konten oder müssen manuell umgehängt werden. Vorher kurz nachfragen spart beiden Seiten Zeit.
Lückenhafter Zeitraum: Wird nur ein Teil des Monats oder Quartals exportiert, fehlen der Kanzlei Buchungen für die laufende Buchhaltung und später für den Jahresabschluss. Achten Sie darauf, den Export immer für den vollständigen, zusammenhängenden Zeitraum zu erzeugen.
Doppelte Übergabe verschiedener Formate: Wenn zusätzlich zur DATEV-Datei noch einzelne PDF-Rechnungen unsortiert mitgeschickt werden, muss die Kanzlei beides abgleichen. Ein Format konsequent zu nutzen, ist meist schneller als beide zu kombinieren.
SKR03 oder SKR04: Der richtige Kontenrahmen für den Export
Der Kontenrahmen bestimmt, welche Kontonummern in der DATEV-Datei erscheinen. QROVA Office unterstützt sowohl SKR03 als auch SKR04. Welcher der beiden für Sie richtig ist, hängt meist von der Kanzlei ab, mit der Sie zusammenarbeiten – am einfachsten fragen Sie direkt nach, welchen Kontenrahmen die Kanzlei intern führt. Den Unterschied zwischen beiden Systemen erklärt der Beitrag SKR 03 oder SKR 04: Unterschied und wann welcher passt.
Für wen sich der DATEV-Export lohnt
Sinnvoll ist der Export vor allem, wenn Sie regelmäßig Belege an eine Steuerkanzlei übergeben – etwa monatlich oder quartalsweise für die laufende Buchhaltung, oder einmal jährlich für den Jahresabschluss. Wer seine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) komplett selbst erstellt und keine Kanzlei einschaltet, braucht den DATEV-Export in der Regel nicht – dann genügt der interne EÜR- oder BWA-Export aus QROVA Office.
Auch als Kleinunternehmer nach § 19 UStG ohne Umsatzsteuerausweis lohnt sich die strukturierte Übergabe: Die Kanzlei sieht auf einen Blick, welche Ausgaben zu welcher Kategorie gehören, ohne jeden Beleg einzeln nachzufragen.
Häufige Fragen
Was ist eine EXTF-Datei?
EXTF ist das Dateiformat, in dem DATEV-Software Buchungsdaten importiert. Es handelt sich um eine strukturierte Textdatei mit festgelegtem Aufbau, die Buchungssätze, Konten und Beträge in der Reihenfolge enthält, die DATEV-Programme erwarten.
Brauche ich selbst eine DATEV-Lizenz, um den Export zu nutzen?
Nein. Die DATEV-Software läuft bei Ihrem Steuerberater. Sie erzeugen mit QROVA Office lediglich die EXTF-Datei und übergeben sie – eine eigene DATEV-Lizenz benötigen Sie dafür nicht.
Kann ich statt DATEV auch eine einfache Tabelle exportieren?
Ja. Neben dem DATEV-Format (EXTF) bietet QROVA Office auch einen CSV-Export, falls Ihre Kanzlei kein DATEV verwendet oder Sie die Daten selbst weiterverarbeiten möchten.
Wie oft sollte ich den Export an die Kanzlei übergeben?
Das richtet sich nach der Absprache mit Ihrem Steuerberater – üblich sind monatliche oder quartalsweise Übergaben, damit die laufende Buchhaltung aktuell bleibt. Fragen Sie direkt nach, welcher Turnus für Ihre Kanzlei am praktikabelsten ist.
Dieser Text gibt allgemeine Informationen wieder und ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall.
