Wenn ein Kunde eine Rechnung nicht auf einmal, sondern in mehreren Teilzahlungen begleicht, bleibt die Rechnung so lange „offen“ bzw. „überfällig“, bis die volle Summe eingegangen ist – erst dann gilt sie als bezahlt. Für die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) zählt dabei nicht das Rechnungsdatum, sondern jede einzelne Teilzahlung im Jahr ihres tatsächlichen Eingangs (§ 11 EStG, Zuflussprinzip). Das wird vor allem dann wichtig, wenn eine Rechnung über den Jahreswechsel hinweg in Raten bezahlt wird.
Teilzahlung oder Anzahlung – was ist der Unterschied?
Eine Teilzahlung im hier gemeinten Sinn ist die ratenweise Begleichung einer bereits vollständig gestellten Schlussrechnung: Sie haben eine Leistung erbracht, eine Rechnung über den vollen Betrag ausgestellt, und der Kunde überweist diesen Betrag in zwei oder mehr Tranchen. Das ist etwas anderes als eine Anzahlungs- oder Abschlagsrechnung, bei der Sie bereits vor Fertigstellung einer Leistung einen Teilbetrag separat in Rechnung stellen, mit eigenen Pflichtangaben nach § 14 UStG. Für solche Anzahlungsrechnungen gelten andere Regeln als für die hier beschriebene nachträgliche Ratenzahlung einer bereits fertigen Rechnung – dieser Beitrag behandelt nur Letzteres.
Eine Ratenzahlung bietet sich vor allem bei größeren Rechnungsbeträgen an, wenn ein Kunde um eine Zahlungserleichterung bittet oder Sie selbst lieber in planbaren Teilbeträgen statt in einer großen Summe bezahlt werden möchten. Rechtlich ist dafür keine neue Rechnung nötig – es reicht, mit dem Kunden Teilbeträge und Termine zu vereinbaren und jede eingehende Zahlung korrekt zu erfassen.
So erfassen Sie eine Teilzahlung in QROVA
Bei einer offenen oder überfälligen Rechnung steht im Kundenbereich der Knopf „Zahlung erfassen“ zur Verfügung. Dort tragen Sie ein:
- den erhaltenen Betrag,
- das Zahlungsdatum,
- optional eine Notiz, zum Beispiel „1. Teilzahlung“ oder den Verwendungszweck laut Überweisung.
Der Betrag darf den noch offenen Rest der Rechnung nicht übersteigen, das Zahlungsdatum nicht in der Zukunft liegen. Liegt das Zahlungsdatum in einem bereits GoBD-festgeschriebenen Zeitraum, lehnt QROVA die Erfassung ab – die Buchung muss dann in den noch offenen Zeitraum. Sie können beliebig viele Teilzahlungen zu einer Rechnung erfassen und einzelne davon bei Bedarf wieder löschen; der Status der Rechnung wird danach automatisch neu berechnet.
Was der Status „teilbezahlt“ bedeutet
Solange die Summe aller erfassten Teilzahlungen kleiner ist als der Rechnungsbetrag, bleibt die Rechnung in den Offenen Posten weiter als offen bzw. überfällig sichtbar – zusätzlich mit dem Hinweis „teilbezahlt“ sowie dem bereits bezahlten und dem noch offenen Betrag. Das ist bewusst kein eigener Rechnungsstatus, damit Mahnlauf und Filter unverändert funktionieren: Eine teilbezahlte, aber überfällige Rechnung taucht weiterhin im Mahnwesen auf, und eine automatische Zahlungserinnerung nennt dann korrekt nur noch den tatsächlich offenen Restbetrag statt der vollen Rechnungssumme. Erst wenn die Summe der Teilzahlungen den vollen Rechnungsbetrag erreicht, wechselt die Rechnung automatisch auf „bezahlt“ – mit dem Datum der letzten Teilzahlung.
Teilzahlung und EÜR: Jede Rate zählt für sich
Für Kleinunternehmer und Selbstständige, die ihren Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, gilt grundsätzlich das Zufluss-Abfluss-Prinzip: Eine Einnahme zählt im Jahr, in dem das Geld tatsächlich eingeht, unabhängig vom Rechnungsdatum. Bei einer einzelnen Zahlung ist das einfach anzuwenden. Bei mehreren Teilzahlungen, die über den Jahreswechsel verteilt sind, wird daraus eine häufige Fehlerquelle: Viele erfassen die gesamte Rechnungssumme fälschlich in dem Jahr, in dem die letzte oder die erste Zahlung eingeht.
Richtig ist: Jede Teilzahlung zählt einzeln im Jahr ihres eigenen Zahlungseingangs. Ein Beispiel: Sie stellen im November 2026 eine Rechnung über 1.200 € aus. Der Kunde zahlt 700 € noch im Dezember 2026 und die restlichen 500 € erst im Januar 2027. In der EÜR 2026 setzen Sie 700 € als Einnahme an, in der EÜR 2027 die restlichen 500 € – nicht die vollen 1.200 € in nur einem der beiden Jahre. QROVA bildet das automatisch ab: Jede erfasste Teilzahlung fließt mit ihrem eigenen Datum und dem anteiligen Netto- und Steuerbetrag in die EÜR, die BWA, den DATEV-Export und den ausgewiesenen Umsatz im Dashboard ein – nicht die ganze Rechnung auf einmal und nicht am Datum der letzten Zahlung.
Und wenn ich umsatzsteuerlich regelbesteuert bin?
Die meisten QROVA-Nutzer sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG und weisen ohnehin keine Umsatzsteuer aus – für sie ändert eine Teilzahlung an der Umsatzsteuer nichts. Sind Sie regelbesteuert, hängt der Zeitpunkt der Umsatzsteuer zusätzlich davon ab, ob Sie nach vereinbarten Entgelten (Sollversteuerung, USt bereits bei Rechnungsstellung) oder nach vereinnahmten Entgelten (Istversteuerung) versteuern. Bei der Istversteuerung kann jede Teilzahlung einzeln für den Zeitpunkt der USt-Fälligkeit relevant werden. Für die Einkommensteuer beziehungsweise die EÜR gilt unabhängig davon immer das Zuflussprinzip wie oben beschrieben.
Teilzahlung per Banküberweisung: automatisch erkannt
Haben Sie Ihr Geschäftskonto mit QROVA verbunden, schlägt der Bankabgleich bei eingehenden Teilbeträgen die passende Rechnung anhand von Betrag und Rechnungsnummer im Verwendungszweck vor – Sie bestätigen die Zuordnung mit einem Klick, gebucht wird nichts automatisch ohne Ihre Bestätigung. Ohne Bankanbindung tragen Sie die Teilzahlung nach Kontrolle des Kontoauszugs einfach manuell ein – in beiden Fällen landet sie korrekt mit ihrem eigenen Datum in Ihrer Buchhaltung.
Häufige Fragen
Muss ich für jede Teilzahlung eine eigene Rechnung schreiben?
Nein. Die ursprüngliche Rechnung über den vollen Betrag bleibt bestehen; Sie erfassen die eingehenden Teilbeträge nur als Zahlungen zu genau dieser Rechnung. Eine neue Rechnung brauchen Sie nur, wenn Sie tatsächlich eine Anzahlungs- oder Schlussrechnung im Sinne des § 14 UStG stellen wollen.
Was passiert, wenn der Kunde nie den vollen Betrag zahlt?
Die Rechnung bleibt dauerhaft „teilbezahlt“ mit offenem Restbetrag und läuft im Mahnwesen weiter wie jede andere offene Rechnung. Ob und wie Sie den Rest irgendwann abschreiben, etwa als uneinbringliche Forderung, ist eine gesonderte buchhalterische Entscheidung und hängt vom Einzelfall ab – im Zweifel lohnt die Rücksprache mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater.
Kann ich eine falsch erfasste Teilzahlung wieder löschen?
Ja, einzelne Zahlungen lassen sich löschen, solange der betreffende Zeitraum nicht per GoBD-Festschreibung gesperrt ist. Der Rechnungsstatus – offen, teilbezahlt oder bezahlt – wird danach automatisch neu berechnet.
Zählt bei Teilzahlungen das Zahlungsdatum oder das Datum, an dem ich sie in QROVA eintrage?
Für die EÜR zählt das von Ihnen eingetragene Zahlungsdatum, also der tatsächliche Tag des Geldeingangs laut Kontoauszug – nicht der Tag, an dem Sie die Zahlung nachträglich in QROVA erfassen.
Ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer wie QROVA übernimmt diese Zuordnung automatisch, sodass Ihre EÜR auch bei Ratenzahlungen über den Jahreswechsel korrekt bleibt, ohne dass Sie jede Teilzahlung händisch dem richtigen Jahr zuordnen müssen.
